Cách xử lý đối với hóa đơn điện tử viết sai

Trong quá trình làm việc cùng với Hóa đơn điện tử chúng ta không thể tránh khỏi những sai sót khi lập hóa đơn. Kế toán cần phải căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để có biện pháp xử lý phù hợp tránh rủi ro về thuế.

I.     Căn cứ hướng dẫn

-         Điều 9, thông tư 32/2011/TT-BTC: Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập;

-         Các công văn khác hướng dẫn xử lý cho từng trường hợp sai sót cụ thể.

II.   Tổng quan về cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai

-         Nếu chưa gửi cho khách hàng: Hủy hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới;

-         Nếu đã gửi cho khách hàng:

+ Trường hợp chưa kê khai thuế: Lập biên bản hủy hóa đơn viết sai và xuất hóa đơn thay thế

+ Trường hợp đã kê khai thuế: Lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh sai sót

+ Riêng đối với trường hợp sai tên công ty, điịa chỉ nhưng đúng mã số thuế thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh

III.   Cách xử lý đối với hóa đơn điện tử viết sai trong từng trường hợp cụ thể

1. Trường hợp chưa gửi cho người mua

-         Theo công văn số 3441/TCT-CS ngày 29/08/2019 của Tổng cục Thuế về hóa đơn điện tử thì: Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho khách hàng thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua.

-         Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

-         Lưu ý: Trường hợp này bên bán không cần lập biên bản hủy hóa đơn, cách xử lý này áp dụng cho tất cả các lỗi sai.

              2 . Trường hợp đã gửi cho người mua

2.1.           Trường hợp hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ, tên công ty

Theo quy định tại điểm b khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử viết sai tên công ty, địa chỉ người mua nhưng đúng MST thì các bên lập biên bản điều chỉnh, không cần lập hóa đơn điều chỉnh.

2.2.           Trường hợp hóa đơn điện tử viết sai các chỉ tiêu còn lại

Việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai đã gửi cho người mua tùy thuộc vào việc hai bên đã kê khai thuế hay chưa (Trừ trường hợp sai tên, địa chỉ công ty theo mục 2.1)

a)      Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập cho người mua nhưng chưa kê khai thuế:

-       Bước 1: Bên bán và bên mua xác nhận sai sót và đồng ý hủy hóa đơn điện tử đã lập sai

-       Bước 2: Bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ "Hóa đơn này là hóa đơn thay thế hóa đơn số …, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”

Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

b)     Trường hợp hóa đơn điện tử đã kê khai thuế

-        Bước 1: Bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót

-        Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế xuất, thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số …, ký hiệu…(Trường hợp chỉ sai mã số thuế, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, ngày tháng năm, không thể điều chỉnh tăng hay giảm mà chỉ điều chỉnh về nội dung đúng, ghi rõ nội dung đã ghi sai, nội dung đúng cho hóa đơn điện tử số …, ký hiệu…)

ð Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, bên bán và bên mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành,

Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm