Trong quá trình làm việc cùng với Hóa đơn điện tử chúng takhông thể tránh khỏi những sai sót khi lập hóa đơn. Kế toán cần phải căn cứ vàotừng trường hợp cụ thể để có biện pháp xử lý phù hợp tránh rủi ro về thuế.
I. Căn cứ hướng dẫn
- Điều 9, thông tư 32/2011/TT-BTC: Xử lý đối với hóađơn điện tử đã lập;
- Các công văn khác hướng dẫn xử lý cho từng trườnghợp sai sót cụ thể.
II. Tổng quan về cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai
- Nếu chưa gửi cho khách hàng: Hủy hóa đơn lập saivà lập lại hóa đơn mới;
- Nếu đã gửi cho khách hàng:
+ Trường hợp chưa kê khai thuế: Lập biên bản hủy hóa đơn viết sai và xuấthóa đơn thay thế
+ Trường hợp đã kê khai thuế: Lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điềuchỉnh sai sót
+ Riêng đối với trường hợp sai tên công ty, điịa chỉ nhưng đúng mã số thuếthì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh
III. Cách xử lý đối với hóa đơn điện tử viết sai trong từng trường hợp cụ thể
1. Trường hợp chưa gửi cho người mua
- Theo công văn số 3441/TCT-CS ngày 29/08/2019 củaTổng cục Thuế về hóa đơn điện tử thì: Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có saisót nhưng chưa gửi cho khách hàng thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đãlập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụviệc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Lưu ý: Trường hợp này bên bán không cần lập biênbản hủy hóa đơn, cách xử lý này áp dụng cho tất cả các lỗi sai.
2 . Trường hợp đã gửi cho người mua
2.1. Trường hợp hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ, têncông ty
Theo quy định tại điểm b khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, khi hóa đơnđiện tử viết sai tên công ty, địa chỉ người mua nhưng đúng MST thì các bên lậpbiên bản điều chỉnh, không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
2.2. Trường hợp hóa đơn điện tử viết sai các chỉ tiêucòn lại
Việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai đã gửi cho người mua tùy thuộc vào việchai bên đã kê khai thuế hay chưa (Trừ trường hợp sai tên, địa chỉ công ty theomục 2.1)
a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho ngườimua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập chongười mua nhưng chưa kê khai thuế:
- Bước 1: Bên bán và bên mua xác nhận sai sót và đồngý hủy hóa đơn điện tử đã lập sai
- Bước 2: Bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mớitheo đúng quy định để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòngchữ "Hóa đơn này là hóa đơn thay thế hóa đơn số …, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”
Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quannhà nước có thẩm quyền.
b) Trường hợp hóa đơn điện tử đã kê khai thuế
- Bước 1: Bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏathuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
- Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnhsai sót ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế xuất,thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số …, kýhiệu…(Trường hợp chỉ sai mã số thuế, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, ngàytháng năm, không thể điều chỉnh tăng hay giảm mà chỉ điều chỉnh về nội dung đúng,ghi rõ nội dung đã ghi sai, nội dung đúng cho hóa đơn điện tử số …, ký hiệu…)
ðCăn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, bên bán vàbên mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuếvà hóa đơn hiện hành,
Lưuý: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm