Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông cần có những nội dung gì?

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền quyết định cao nhất trong cơ cấu tổ chức quản lý của công ty cổ phần. Nói cách khác, Đại hội đồng là những người sở hữu công ty. Với chức năng quan trọng như vậy, khi Đại hội đồng cổ đông tiến hành họp thì biên bản họp cần có những nội dung gì? Hãy cùng Khánh An giải đáp ngay sau đây.

1. Biên bản họp đại hội đồng cổ đông là gì?

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Thư ký cuộc họp có trách nhiệm ghi nhận lại toàn bộ các nội dung diễn ra trong cuộc họp, các vấn đề được thông qua và các vấn đề không được thông qua, những ý kiến của các cổ đông công ty vào biên bản.

Như vậy, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông là ghi nhận những nội dung họp liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh trong công ty và là một trong giấy tờ ghi nhận lại nội dung quá trình giữa các cổ đông tham dự cuộc họp.

Căn cứ khoản 3 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:

·        Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;

·        Báo cáo tài chính hằng năm;

·        Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;

·        Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

·        Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;

·        Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;

·        Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.

2. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông cần có những nội dung gì?

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

·        Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

·        Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;

·        Chương trình và nội dung cuộc họp;

·        Họ, tên chủ tọa và thư ký;

·        Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;

·        Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;

·        Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;

·        Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;

·        Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.

Trong trường hợp chủ tọa, thư ký cuộc họp từ chối ký biên bản họp thì biên bản họp đại hội đồng cổ đông này vẫn có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị công ty tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản này. Biên bản họp đại hội đồng cổ đông sẽ ghi rõ việc chủ tọa, thư ký cuộc họp từ chối ký biên bản họp.

3. Những lưu ý khi lập biên bản họp đại hội đồng cổ đông:

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, khi thực hiện lập biên bản họp đại hội đồng cổ đông cần lưu ý những nội dung sau:

- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông công ty phải làm xong và được thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.

- Chủ tọa và thư ký cuộc họp hoặc những người khác ký tên trong biên bản họp sẽ phải liên đới với nhau chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác các nội dung trong biên bản.

- Biên bản họp đại hội đồng cổ đông phải được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài sẽ có hiệu lực pháp lý như nhau. Trong trường hợp có sự khác nhau giữa nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt và biên bản bằng tiếng nước ngoài thì nội dung ghi nhận trong biên bản bằng tiếng Việt sẽ được áp dụng.

- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông công ty sẽ phải được gửi đến tất cả các cổ đông trong thời hạn là 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; có thể đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty thay cho việc gửi biên bản kiểm phiếu.

- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông công ty và phụ lục danh sách các cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông đã được thông qua và tài liệu có liên quan sẽ gửi kèm theo thông báo mời họp và phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

4. Mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông:

 

Mẫu biên bản họp đại hội đồng cổ đông mới nhất năm 2021

Khánh An vừa cùng bạn đọc tìm hiểu những nội dung phải có trong biên bản họp Đại hội đồng cổ đông. Mong rằng bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích cho bạn đọc.

Hiểu biết pháp luật ngày nay không chỉ cần thiết đối với các chủ doanh nghiệp, nhà đầu tư mà còn quan trọng với tất cả mọi người. Bạn đọc đừng quên theo dõi Khánh An mỗi ngày để nâng cao kiến thức pháp lý và chủ động bảo vệ tốt nhất quyền lợi của mình. Nếu có bất cứ vướng mắc nào hoặc có nhu cầu thành lập công ty, đừng ngại liên hệ vớiKhánh An để được tư vấn trực tiếp.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KHÁNH AN

Văn phòng: Toà nhà 88 Tô Vĩnh Diện, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội

Hotline: 02466.885.821 hoặc 096.987.7894

Email: info@khanhanlaw.net

Website:https://khanhanlaw.com/