Với những tiện ích của mình, hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến trong hoạt động của doanh nghiệp. Hiện nay, Nhà nước đã ban hành một số văn bản pháp luật nhằm tạo hành lang pháp lý, hướng dẫn các doanh ngiệp tạo lập và sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch cụ. Tiếp đến năm 2018, rất có thể Nhà nước sẽ dần hạn chế các đối tượng đặt in, tự in hóa đơn và mở rộng đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử dựa trên dự thảo Nghị định về hóa đơn mà Bộ Tài chính đang lấy ý kiến, chuẩn bị trình chính phủ.
Chính vì vậy, ở bài viết này, Công ty Tư vấn Khánh An xin đưa đến cho bạn đọc một số quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử.
Cơ sở pháp lý:
Hóa đơn điện tử là một trong ba hình thức hóa đơn được quy định tại Nghị định số 51/2014/NĐ- CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Cụ thể ba hình thức hóa đơn đó bao gồm:
– Hóa đơn tự in
– Hóa đơn đặt in
– Hóa đơn điện tử
Vì vậy, hóa đơn điện tử được phát hành có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy, được thừa nhận trong các giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Theo quy định của Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (Thông tư 32), hóa đơn điện tử được hiểu là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Trình tự, thủ tục phát hành hóa đơn điện tử
Thứ nhất, để có thể phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp với tư cách là tổ chức khởi tạo hóa đơn cần đáp ứng một số điều kiện được quy định tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32 như sau:
"a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.”
Thứ hai, sau khi đáp ứng đủ các điều kiện trên, doanh nghiệp cần thực hiện đúng trình tự theo quy định của pháp luật để phát hành hóa đơn điện tử.
Căn cứ các quy định tại Thông tư 32, có thể khái quát các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử thành ba bước sau:
Bước 1: Khởi tạo hóa đơn
Đây là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
Cụ thể, quyết định áp dụng hóa đơn điện tử bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
– Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
– Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
– Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Bước 2: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32) gồm các nội dung:
– Tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…));
– Ngày lập Thông báo phát hành;
– Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế)
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp tiến hành thiết lập đầy đủ các thông tin khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định. Các thông tin này được quy định cụ thể tại Điều 6 Thông tư 32 bao gồm:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;
– Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán;
– Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt.
Kết quả của cả ba bước trên đều được gửi tới cơ quan thuế quản lý lý trực tiếp. Vì vậy, để thuận tiện, doanh nghiệp nên thiết lập các thủ tục cùng một lúc và gửi cơ quan thuế trong một lần.
UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – HIỆU QUẢ CAO Là những giá trị chúng tôi mang tới cho các Quý Khách hàng. Đáp lại những giá trị đó là những phản hồi rất tích cực đã mang lại động lực cho Khánh An phát triển như ngày hôm nay.
Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi qua số Hotline: 02466.885.821 hoặc 096.987.7894.
Email: Info@Khanhanlaw.net
Hoặc để lại thông tin qua Website Khanhanlaw.com. Chúng tôi sẽ liên hệ lại tới Bạn sớm nhất.
