TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC KÝ KẾT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG - NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT

Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng phát triển và các quan hệ lao động trở nên đa dạng, việc ký kết hợp đồng lao động không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính mà còn là nền tảng pháp lý cốt lõi nhằm bảo đảm sự minh bạch, ổn định và an toàn pháp lý cho cả người lao động và người sử dụng lao động

I. CĂN CỨ PHÁP LÝ

- Bộ luật Dân sự 2015;

- Bộ luật Lao động 2019;

- Nghị định 145/2020/NĐ-CP;

- Thông tư 10/2020/TT-BLDTBXH;

II. Tầm quan trọng của việc ký kết hợp đồng lao động

1. Cơ sở pháp lý xác lập quan hệ lao động

Hợp đồng lao động là căn cứ pháp lý trực tiếp xác nhận mối quan hệ lao động giữa các bên. Việc ký kết hợp đồng giúp phân định rõ ràng tư cách pháp lý, quyền và nghĩa vụ của các bên, từ đó làm cơ sở áp dụng các quy định pháp luật liên quan.

Trong trường hợp doanh nghiệp không ký kết hợp đồng lao động nhưng vẫn tồn tại các yếu tố như: chủ thể của quan hệ lao động; sự quản lý, điều hành; yếu tố trả lương;… Cơ quan có thẩm quyền hoàn toàn có thể xác định đã phát sinh quan hệ lao động trên thực tế, khi đó, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các rủi ro pháp lý như:

- Bị xử phạt hành chính do không giao kết hợp đồng lao động theo quy định;

- Bị buộc truy đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc.

2. Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các Bên

Một hợp đồng lao động được soạn thảo đầy đủ và chặt chẽ sẽ là công cụ pháp lý quan trọng nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả người lao động và người sử dụng lao động. Đối với người lao động, các nội dung quy định về tiền lương; điều kiện làm việc; thời giờ làm việc, nghỉ ngơi; chế độ bảo hiểm;… được ghi nhận rõ ràng, qua đó hạn chế nguy cơ bị xâm phạm quyền lợi.

Ngược lại, người sử dụng lao động có cơ sở để ràng buộc trách nhiệm, thiết lập kỷ luật lao động, đồng thời bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh và thông tin nội bộ của doanh nghiệp.

3. Hạn chế tranh chấp và rủi ro pháp lý

Thực tiễn cho thấy phần lớn tranh chấp lao động phát sinh từ việc không ký kết hợp đồng hoặc hợp đồng được xây dựng thiếu chặt chẽ. Khi các điều khoản về công việc, quyền và nghĩa vụ, trách nhiệm và cơ chế xử lý vi phạm được quy định cụ thể, các bên sẽ có cơ sở rõ ràng để thực hiện và đối chiếu. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa rủi ro, đồng thời giảm thiểu đáng kể khả năng phát sinh tranh chấp trong quá trình lao động.

4. Tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp trong quản trị nhân sự

Hợp đồng lao động là một trong những công cụ nền tảng giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị nhân sự bài bản và chuyên nghiệp. Thông qua hợp đồng, các chính sách về tiền lương, thưởng, phúc lợi và điều kiện làm việc được thể hiện rõ ràng, minh bạch, từ đó góp phần tạo dựng niềm tin và nâng cao mức độ gắn bó của người lao động đối với doanh nghiệp.

III. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

1. Xác định đúng loại hợp đồng lao động

Doanh nghiệp cần lựa chọn đúng loại hợp đồng ( hợp đồng xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn) phù hợp với nhu cầu sử dụng lao động. Việc xác định sai loại hợp đồng có thể dẫn đến hệ quả pháp lý bất lợi, đặc biệt trong việc chấm dứt hợp đồng hoặc gia hạn hợp đồng.

Hợp đồng xác định thời hạn chỉ được ký tối đa 02 lần liên tiếp, sau đó, nếu người lao động tiếp tục làm việc thì phải chuyển sang hợp đồng không xác định thời hạn. Việc "lách luật" bằng cách ký nhiều hợp đồng xác định thời hạn hoặc thay đổi tên gọi hợp đồng có thể bị cơ quan có thẩm quyền bác bỏ và xác định lại bản chất quan hệ lao động.

2. Đảm bảo đúng hình thức của hợp đồng

Hợp đồng lao động phải được lập thành văn bản (trừ một số trường hợp đặc biệt được giao kết bằng lời nói).

Hợp đồng cần có chữ ký đầy đủ, đúng thẩm quyền, nên có cơ chế lưu trữ song song gồm bản giấy và bản điện tử để tránh thất lạc. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, các tài liệu đi kèm như email, bảng lương, quyết định phân công công việc,… cũng có thể được sử dụng để chứng minh quan hệ lao động.  

3. Hợp đồng phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc.

Việc liệt kê đủ các nội dung bắt buộc theo quy định là chưa đủ, doanh nghiệp cần chú trọng cách thiết kế điều khoản:

- Mô tả công việc: Cần cụ thể nhưng vẫn có độ mở ("và các công việc khác theo phân công") để tránh bị giới hạn phạm vi quản lý.

- Địa điểm làm việc: Nếu công việc đòi hỏi di chuyển thường xuyên, HĐLĐ cần ghi rõ các địa điểm chính hoặc phạm vi khu vực làm việc.

- Tiền lương: Cần tách bạch rõ lương cơ bản, phụ cấp, khoản bổ sung để tránh tranh chấp khi đóng bảo hiểm hoặc trả trợ cấp.

- Điều khoản chấm dứt hợp đồng: Cần quy định rõ các trường hợp chấm dứt, nghĩa vụ bàn giao, bồi thường (nếu có).

Tham khảo: Nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động năm 2026

4. Lưu ý về thời gian thử việc

Nếu có thỏa thuận thử việc, doanh nghiệp cần đảm bảo thời gian thử việc đúng quy định theo tính chất công việc bao gồm:

- Tối đa 180 ngày đối với người quản lý doanh nghiệp

- Tối đa 60 ngày đối với trình độ cao đẳng trở lên

- Tối đa 30 ngày đối với trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật

- Tối đa 06 ngày đối với công việc khác.

- Không áp dụng thử việc đối với người lao động ký hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng.

5. Quy định chặt chẽ về bảo mật và cạnh tranh

Đối với các vị trí nhạy cảm, doanh nghiệp nên bổ sung điều khoản về bảo mật thông tin, bảo vệ bí mật kinh doanh và có thể xem xét thỏa thuận hạn chế cạnh tranh (nếu phù hợp), nhằm giảm thiểu rủi ro sau khi người lao động nghỉ việc.

- Phải xác định rõ phạm vi thông tin bảo mật, tránh quy định quá rộng.

- Thỏa thuận hạn chế cạnh tranh cần có giới hạn về thời gian, không gian và phạm vi ngành nghề.

- Trên thực tế, nếu điều khoản quá bất lợi cho người lao động, khả năng được công nhận và thực thi sẽ thấp.

6. Rà soát và cập nhật định kỳ

Pháp luật lao động thường xuyên có sự thay đổi. Do đó, doanh nghiệp nên định kỳ rà soát mẫu hợp đồng lao động để kịp thời điều chỉnh, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và phù hợp với thực tiễn hoạt động.

Các trường hợp có thể xảy ra nếu doanh nghiệp không định kỳ rà soát mẫu hợp đồng như:

- Pháp luật thay đổi dẫn đến hợp đồng không còn phù hợp;

- Mô hình hoạt động của doanh nghiệp thay đổi nhưng hợp đồng không phản ánh đúng thực tế;

- Rủi ro khi xảy ra tranh chấp hoặc thanh tra.

Bài viết liên quan: Hết hạn hợp đồng lao động, người lao động vẫn làm việc thì sao?

Công ty có được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi người lao động bị ốm

UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – HIỆU QUẢ CAO là những giá trị chúng tôi mang lại cho Quý khách hàng. Đáp lại những giá trị đó là những phản hồi rất tích cực, điều đó đã mang lại động lực cho Khánh An phát triển như hôm nay.

Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ qua số Hotline:  097.652.9499.

Email: Info@khanhanlaw.net

Hoặc để lại thông tin trên Website, chúng tôi sẽ liên hệ đến Bạn.