CÁCH THỨC NỘP KINH PHÍ CÔNG ĐOÀN NĂM 2026 CHO DOANH NGHIỆP KHÔNG THÀNH LẬP CÔNG ĐOÀN

Từ năm 2026, quy định về kinh phí công đoàn (“KPCĐ”) tiếp tục được siết chặt với cơ chế quản lý và xử lý vi phạm rõ ràng hơn. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn cơ sở thường nhầm tưởng rằng không phát sinh nghĩa vụ đóng KPCĐ. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật hiện hành, dù chưa thành lập công đoàn cơ sở thì doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải đóng 2% kinh phí công đoàn nếu có sử dụng lao động.

Bài viết dưới đây sẽ được Khánh An tổng hợp đầy đủ quy định mới nhất về đối tượng đóng, phương thức nộp, tài khoản nộp và các chế tài liên quan đối với doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn năm 2026.

1. Doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn có phải đóng kinh phí công đoàn không?

Câu trả lời là Có.

Theo quy định của Luật Công đoàn 2024, mọi:

• Doanh nghiệp;
• Hợp tác xã;
• Liên hiệp hợp tác xã;
• Cơ quan, tổ chức có sử dụng lao động;

đều thuộc đối tượng bắt buộc đóng kinh phí công đoàn, không phụ thuộc vào việc đã hay chưa thành lập công đoàn cơ sở.

Quy định này tiếp tục được hướng dẫn tại Nghị định 105/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 16/05/2026.

2. Mức đóng kinh phí công đoàn năm 2026

Theo điểm b khoản 1 Điều 29 Luật Công đoàn 2024:

Mức đóng kinh phí công đoàn bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.

Như vậy:

• Doanh nghiệp sẽ trích từ chi phí hoạt động để đóng;
• Khoản chi này được hạch toán hợp pháp vào chi phí sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong kỳ.

Công thức tính kinh phí công đoàn

Kinh phí công đoàn phải đóng} = 2% /{Quỹ tiền lương đóng BHXH bắt buộc}

Ví dụ: Quỹ lương đóng BHXH của doanh nghiệp trong tháng là 500.000.000 đồng. Vậy Kinh phí công đoàn phải đóng là: 2%/ 500.000.000 = 10.000.000

3. Phương thức và thời hạn đóng kinh phí công đoàn từ ngày 16/05/2026

Trường hợp đóng kinh phí công đoàn mỗi tháng một lần cùng với thời điểm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động

 - Áp dụng với các tổ chức:

·        * Đơn vị sự nghiệp công lập không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước;

·        * Đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm một phần chi thường xuyên;

·        * Cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam có liên quan đến tổ chức và hoạt động công đoàn, văn phòng điều hành của phía nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh tại Việt Nam có sử dụng lao động là người Việt Nam;

·        * Cơ quan, tổ chức, đơn vị khác, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

 - Thời hạn đóng: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.

Ví dụ: Kinh phí công đoàn tháng 5/2026. Hạn đóng chậm nhất: ngày 30/06/2026.

Trường hợp đóng kinh phí công đoàn theo mỗi tháng một lần hoặc 03 tháng một lần cùng với thời điểm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động trên cơ sở đăng ký với tổ chức công đoàn

- Áp dụng với các tổ chức, doanh nghiệp nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả tiền lương theo chu kỳ sản xuất, kinh doanh

- Thời hạn đóng: Ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ

Ví dụ: Kinh phí công đoàn chu kỳ Quý I (Tháng 1,2,3/2026). Hạn đóng chậm nhất: ngày 30/4/ 2026

4. Cách thức nộp kinh phí công đoàn đối với doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn tại Hà Nội

Ngày 30/06/2025, Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội ban hành Hướng dẫn 30/HD-LĐLĐ về việc nộp kinh phí công đoàn.

Trường hợp doanh nghiệp đã được kê khai dữ liệu trên hệ thống ngân hàng

Doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn nhưng đã được kê khai dữ liệu trên phần mềm ngân hàng sẽ thực hiện đóng 2% KPCĐ vào một trong các tài khoản sau:

1. Tài khoản VietinBank

Tên đơn vị hưởng: Công đoàn Việt Nam – Tên doanh nghiệp

Số tài khoản: 1TLD + Mã số thuế của đơn vị

Ngân hàng: Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam

Nội dung chuyển khoản: “Tên doanh nghiệp nộp 2% KPCĐ tháng…”

2. Tài khoản BIDV

Tên đơn vị hưởng: Công đoàn Việt Nam

Số tài khoản: V2TT + Mã số thuế của đơn vị

Ngân hàng: Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam

Nội dung chuyển khoản: “Tên doanh nghiệp nộp 2% KPCĐ tháng…”

3. Tài khoản Agribank

(Chỉ áp dụng khi công đoàn cơ sở có tài khoản tại ngân hàng này)

Tên đơn vị hưởng: Công đoàn Việt Nam

Số tài khoản: 1400288668989

Ngân hàng: Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam

Nội dung chuyển khoản phải ghi đúng cấu trúc:

MST + Mã số thuế + Tên doanh nghiệp + đóng KPCĐ tháng/quý/năm…

Trường hợp doanh nghiệp chưa được kê khai dữ liệu ngân hàng

Đối với doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn và chưa được kê khai dữ liệu trên hệ thống ngân hàng, doanh nghiệp cần:

Bước 1: Khai báo thông tin doanh nghiệp

Khai báo thông tin của doanh nghiệp theo mẫu đính kèm trong Hướng dẫn 30/HD-LĐLĐ

- Gửi bản cứng về Ban Tài chính Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội;

- Gửi bản mềm qua email: bantaichinh.cdhn@gmail.com

Bước 2: Chờ cập nhật hệ thống

Sau khi được kê khai dữ liệu trên phần mềm ngân hàng, doanh nghiệp sẽ được thông báo để tiến hành đóng KPCĐ theo hướng dẫn.

5. Doanh nghiệp không đóng kinh phí công đoàn bị xử phạt như thế nào?

Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 105/2026/NĐ-CP:

Chậm đóng là chưa đóng hoặc đóng chưa đủ số tiền phải đóng theo mức đóng quy định sau ngày cuối cùng của tháng tiếp theo;

Không đóng là không trích, đóng kinh phí công đoàn hoặc đóng không đầy đủ số tiền phải đóng theo mức quy định trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết hạn hoặc đóng không đầy đủ số người thuộc đối tượng phải đóng trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết hạn.

Mức xử phạt

Theo Điều 38 Nghị định 12/2022/NĐ-CP:

- Phạt tiền với mức từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng kinh phí công đoàn tại thời điểm lập biên bản vi phạm nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với hành vi chậm đóng, đóng không đầy đủ số người, số tiền quy định.

- Phạt tiền với mức từ 18% đến dưới 20% tổng số tiền phải đóng kinh phí công đoàn tại thời điểm lập biên bản vi phạm nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với hành vi không đóng kinh phí công đoàn.

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn phải:

- Truy nộp số tiền chưa đóng;

- Nộp khoản lãi chậm đóng theo quy định

6. Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp năm 2026

-     - Chưa thành lập công đoàn vẫn phải đóng 2% KPCĐ;

-     - KPCĐ khác với đoàn phí công đoàn;

-     - Phải đóng đúng thời hạn cùng kỳ đóng BHXH;

-      - Cần kê khai dữ liệu ngân hàng trước khi chuyển khoản;

-      - Nội dung chuyển khoản cần ghi đúng cấu trúc để tránh bị treo giao dịch;

-      - Khoản đóng KPCĐ được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

7. Kết luận

Từ năm 2026, cơ chế quản lý kinh phí công đoàn ngày càng chặt chẽ và đồng bộ với hệ thống bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp dù chưa thành lập công đoàn cơ sở vẫn có nghĩa vụ đóng 2% kinh phí công đoàn theo quy định pháp luật.

Việc thực hiện đúng:

• đối tượng đóng,
• thời hạn đóng,
• phương thức chuyển khoản,
• và kê khai dữ liệu ngân hàng

sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế các rủi ro bị xử phạt hành chính, truy thu và phát sinh tiền chậm nộp trong quá trình thanh tra, kiểm tra sau này.

Trong trường hợp doanh nghiệp cần hỗ trợ:

• rà soát nghĩa vụ công đoàn;
• tư vấn kê khai và nộp KPCĐ;
• xử lý truy thu/chậm đóng;
• hoặc tư vấn thành lập công đoàn cơ sở,

UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – HIỆU QUẢ CAO là những giá trị chúng tôi mang tới cho các Quý Khách hàng. Đáp lại những giá trị đó là những phản hồi rất tích cực đã mang lại động lực cho Khánh An phát triển như ngày hôm nay.

Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi qua số Hotline: 097.652.9499.

Email:Info@Khanhanlaw.net

Hoặc để lại thông tin qua Website Khanhanlaw.com. Chúng tôi sẽ liên hệ lại tới Bạn sớm nhất