Giấy ủy quyền là gì? Cách lập giấy ủy quyền hợp pháp không thể bỏ qua

Trong cuộc sống hiện đại, không phải lúc nào cá nhân hay tổ chức cũng có thể trực tiếp thực hiện mọi công việc của mình. Những trường hợp như ủy quyền đi làm thủ tục hành chính, nhận tiền, ký kết hợp đồng, xử lý tài sản... xuất hiện ngày càng phổ biến. Khi đó, giấy ủy quyền trở thành công cụ pháp lý vô cùng quan trọng, giúp bên được ủy quyền thay mặt người ủy quyền thực hiện một hoặc nhiều công việc cụ thể theo đúng quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ giấy ủy quyền là gì, khi nào cần lập giấy ủy quyền, và làm thế nào để văn bản này có giá trị pháp lý, tránh được những tranh chấp hoặc vô hiệu trong quá trình sử dụng. Trên thực tế, nhiều người vẫn lúng túng khi soạn thảo giấy ủy quyền, sử dụng sai mẫu, hoặc không tuân thủ quy trình chứng thực, công chứng, khiến cho quyền lợi bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất của giấy ủy quyền, phân biệt với các loại văn bản pháp lý khác, đồng thời hướng dẫn cách lập giấy ủy quyền hợp pháp, đúng quy chuẩn, dễ áp dụng. Từ các yếu tố bắt buộc trong nội dung, hình thức trình bày, đến thủ tục công chứng – chứng thực và lưu ý trong quá trình sử dụng – tất cả sẽ được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu và cập nhật theo đúng pháp luật hiện hành. Dù bạn là cá nhân, doanh nghiệp hay người đang cần ủy quyền cho người thân, đối tác, bài viết này chắc chắn sẽ mang đến những thông tin thiết thực và hữu ích không thể bỏ qua.

Giấy ủy quyền là gì?

1. Định nghĩa

Giấy ủy quyền là một loại văn bản pháp lý trong đó một cá nhân hoặc tổ chức (gọi là bên ủy quyền) giao quyền cho một cá nhân hoặc tổ chức khác (gọi là bên được ủy quyền) để thay mặt mình thực hiện một hoặc nhiều công việc cụ thể. Những công việc này có thể bao gồm: ký kết hợp đồng, nộp hồ sơ, nhận tiền, thực hiện giao dịch dân sự, hành chính... tùy theo phạm vi và nội dung được ủy quyền.

Giấy ủy quyền thường được sử dụng trong trường hợp bên ủy quyền không thể trực tiếp thực hiện công việc vì lý do cá nhân, công tác hoặc vì sự thuận tiện trong xử lý công việc.

2. Bản chất pháp lý

Về bản chất pháp lý, giấy ủy quyền là một hình thức ủy quyền dân sự được quy định trong Bộ luật Dân sự 2015. Cụ thể, theo Điều 562 Bộ luật Dân sự: “Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định”.

Tuy giấy ủy quyền là một văn bản đơn phương (do một bên lập và ký), nhưng vẫn mang bản chất của một quan hệ ủy quyền dân sự, được pháp luật thừa nhận nếu có đầy đủ nội dung, hình thức phù hợp và không vi phạm điều cấm của pháp luật.

3. Phân biệt giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền

Tùy vào mục đích và tính chất công việc cần ủy quyền, người dân hoặc doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức phù hợp để đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện khi sử dụng.

4. Giấy ủy quyền có công chứng và không công chứng

- Giấy ủy quyền có công chứng/chứng thực: Là loại giấy ủy quyền được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực tại UBND xã/phường. Loại giấy này thường áp dụng trong các giao dịch có liên quan đến quyền sở hữu tài sản (chuyển nhượng nhà đất, ô tô...) hoặc theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Đây là hình thức giấy ủy quyền có giá trị pháp lý cao, giúp tăng tính xác thực và phòng tránh tranh chấp.

- Giấy ủy quyền không công chứng: Là loại giấy ủy quyền không cần xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. Loại giấy này vẫn có giá trị pháp lý nếu các bên có đủ năng lực hành vi dân sự và nội dung giấy ủy quyền phù hợp với quy định pháp luật. Thường được sử dụng trong các công việc đơn giản như nhận giấy tờ, thực hiện thủ tục hành chính nhỏ, đại diện đi nộp hồ sơ...

Việc có cần công chứng hay không còn tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận, do đó người lập giấy nên tìm hiểu kỹ trước khi thực hiện.

Khi nào cần sử dụng giấy ủy quyền?

1. Các tình huống thường gặp

Giấy ủy quyền được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống cá nhân và công việc, đặc biệt trong các trường hợp mà người có quyền hoặc trách nhiệm không thể trực tiếp thực hiện công việc. Một số tình huống phổ biến bao gồm:

- Ủy quyền rút tiền ngân hàng, nhận lương hưu, nhận bảo hiểm:

Trong trường hợp người sở hữu tài khoản ngân hàng, người hưởng lương hưu, trợ cấp hay quyền lợi bảo hiểm không thể trực tiếp đến ngân hàng hoặc cơ quan chi trả, họ có thể lập giấy ủy quyền cho người thân hoặc đại diện hợp pháp thực hiện thay. Điều này đặc biệt phổ biến với người cao tuổi, người bệnh hoặc cư trú xa nơi nhận tiền.

- Ủy quyền thay mặt ký hợp đồng, thực hiện giao dịch dân sự:

Các doanh nghiệp hoặc cá nhân bận công tác, không thể trực tiếp có mặt để ký kết hợp đồng, có thể lập giấy ủy quyền cho một cá nhân đáng tin cậy đại diện thực hiện công việc. Việc này giúp đảm bảo tiến độ công việc mà không làm gián đoạn quá trình giao dịch.

- Ủy quyền làm thủ tục hành chính (đăng ký hộ khẩu, sang tên sổ đỏ...):

Trong các thủ tục hành chính như đăng ký tạm trú, xin cấp giấy phép xây dựng, chuyển nhượng quyền sử dụng đất, sang tên sổ đỏ, việc lập giấy ủy quyền giúp người dân không cần trực tiếp đi lại nhiều lần mà vẫn hoàn tất được thủ tục qua người được ủy quyền hợp pháp. Một số trường hợp còn yêu cầu giấy ủy quyền có công chứng/chứng thực để đảm bảo tính pháp lý.

2. Những lợi ích của việc sử dụng giấy ủy quyền

Việc sử dụng giấy ủy quyền không chỉ là một biện pháp thuận tiện trong thực tế mà còn mang lại nhiều lợi ích rõ rệt:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Người ủy quyền không cần trực tiếp tham gia mọi thủ tục hay giao dịch, từ đó tránh được việc phải di chuyển nhiều, đặc biệt là trong trường hợp cư trú xa, bận công việc hoặc sức khỏe không cho phép.
• Hợp pháp hóa quyền thay mặt: Giấy ủy quyền là căn cứ pháp lý rõ ràng để bên được ủy quyền thực hiện công việc thay mặt, giúp tránh những hiểu lầm, tranh chấp hoặc từ chối tiếp nhận từ phía các tổ chức, cơ quan có thẩm quyền.
• Đảm bảo an toàn pháp lý trong giao dịch: Khi có giấy ủy quyền hợp lệ, các giao dịch được thực hiện bởi người được ủy quyền sẽ có giá trị pháp lý tương đương với người ủy quyền. Điều này giúp cả hai bên — người ủy quyền và bên thứ ba (ngân hàng, cơ quan nhà nước, đối tác...) yên tâm khi thực hiện công việc.

Điều kiện để giấy ủy quyền được coi là hợp pháp

Dù giấy ủy quyền là hành vi pháp lý mang tính đơn phương, nhưng về bản chất vẫn là một dạng giao dịch dân sự. Vì vậy, để đảm bảo tính hợp pháp, giấy ủy quyền cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện được quy định tại Điều 117 của Bộ luật Dân sự năm 2015, bao gồm:

• Người ủy quyền và người được ủy quyền phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự phù hợp với nội dung và phạm vi ủy quyền;
• Việc lập giấy ủy quyền phải diễn ra trên cơ sở hoàn toàn tự nguyện, không có sự ép buộc hay lừa dối;
• Nội dung và mục đích của việc ủy quyền không được trái với quy định của pháp luật, không đi ngược lại các chuẩn mực đạo đức xã hội như: đảm bảo sự bình đẳng, không phân biệt đối xử, thể hiện quyền tự do cam kết và thỏa thuận giữa các bên, và không làm tổn hại đến lợi ích chung của quốc gia, dân tộc.

Các thủ tục không được phép thực hiện thông qua ủy quyền

Việc ủy quyền là sự thỏa thuận giữa hai bên, trong đó một người cho phép người còn lại đại diện mình thực hiện một số công việc nhất định trong phạm vi đã được xác định. Tuy nhiên, không phải mọi hoạt động pháp lý đều được phép ủy quyền. Pháp luật quy định rõ một số thủ tục buộc người có nghĩa vụ hoặc quyền lợi liên quan phải trực tiếp thực hiện, không được giao cho người khác thay thế. Cụ thể:

• Đăng ký kết hôn: Theo quy định tại khoản 1 Điều 18 Luật Hộ tịch, cả hai bên nam và nữ phải trực tiếp có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào giấy đăng ký kết hôn và sổ hộ tịch. Không được phép nhờ người khác làm thay.
• Ly hôn: Khoản 4 Điều 85 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 nêu rõ, trong vụ án ly hôn, vợ hoặc chồng không thể ủy quyền cho người khác thay mặt mình tham gia quá trình tố tụng. Tuy nhiên, họ vẫn có thể ủy quyền cho người khác nộp đơn, nộp án phí tạm ứng hoặc xử lý một số thủ tục hành chính.
• Gửi tiết kiệm ngân hàng: Theo khoản 1 Điều 12 của Thông tư 48/2018/TT-NHNN, cá nhân muốn gửi tiết kiệm phải trực tiếp đến ngân hàng thực hiện giao dịch (trừ hình thức gửi tiền trực tuyến).
• Công chứng di chúc: Luật Công chứng tại khoản 1 Điều 56 quy định, người lập di chúc phải tự mình yêu cầu công chứng, không được nhờ người khác làm thay.
• Yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2: Khoản 2 Điều 46 của Luật Lý lịch tư pháp 2009 quy định người có nhu cầu xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 2 phải trực tiếp thực hiện thủ tục, không được ủy quyền.

Hướng dẫn cách lập giấy ủy quyền hợp pháp

Giấy ủy quyền là một văn bản pháp lý quan trọng, do đó việc soạn thảo phải rõ ràng, đầy đủ và phù hợp với quy định pháp luật để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lập giấy ủy quyền hợp pháp:

1. Nội dung cơ bản cần có trong giấy ủy quyền

Một giấy ủy quyền hợp pháp cần đảm bảo có các nội dung sau:

Thông tin của bên ủy quyền và bên được ủy quyền:

Đây là phần thông tin định danh hai bên tham gia ủy quyền. Cần ghi rõ:

• Họ và tên
• Ngày, tháng, năm sinh
• Số CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu (kèm ngày cấp, nơi cấp nếu có)
• Địa chỉ thường trú hoặc nơi cư trú hiện tại
• Thông tin liên hệ (số điện thoại, email – nếu cần)

Nội dung ủy quyền cụ thể:

Phải thể hiện rõ công việc được ủy quyền là gì (ví dụ: nộp hồ sơ, nhận tiền, ký hợp đồng...), phạm vi thực hiện công việc ra sao, giới hạn đến mức nào (toàn quyền hay chỉ một phần).

Thời hạn ủy quyền:

Nêu rõ hiệu lực của giấy ủy quyền từ ngày nào đến ngày nào. Nếu không ghi rõ, có thể phát sinh tranh chấp về thời điểm giấy ủy quyền hết hiệu lực.

Cam kết và trách nhiệm của các bên:

Phần này thể hiện sự thống nhất và tự nguyện của các bên. Cần ghi rõ:

• Bên ủy quyền chịu trách nhiệm về quyết định ủy quyền.
• Bên được ủy quyền cam kết thực hiện đúng nội dung đã được ủy quyền và không vượt quá phạm vi cho phép.
• Cả hai bên đồng ý chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có hành vi gian dối, sai phạm.

Chữ ký xác nhận của hai bên:

Đây là phần bắt buộc để xác nhận tính hợp lệ của giấy ủy quyền. Trong một số trường hợp, có thể kèm theo lăn tay (vân tay) của các bên để tăng tính xác thực.

2. Hình thức giấy ủy quyền

Giấy ủy quyền có thể được lập dưới hai hình thức chính, tùy vào tính chất công việc được ủy quyền:

Giấy ủy quyền có công chứng/chứng thực:

Được thực hiện tại các phòng công chứng, tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND xã/phường. Hình thức này thường áp dụng đối với các giao dịch liên quan đến tài sản như:

• Chuyển nhượng, mua bán nhà đất
• Nhận tiền bồi thường, thừa kế
• Giao dịch giá trị lớn có yếu tố pháp lý

 Đây là loại giấy ủy quyền có giá trị pháp lý cao nhất, được các cơ quan, tổ chức chấp nhận rộng rãi.

Giấy ủy quyền không cần công chứng:

Phù hợp với các công việc đơn giản, nội bộ hoặc mang tính cá nhân như:

• Nhận hồ sơ, giấy tờ
• Giao nhận hàng hóa nội bộ
• Làm các thủ tục hành chính không yêu cầu xác thực tính pháp lý cao

Tuy nhiên, dù không công chứng, giấy ủy quyền vẫn cần có đầy đủ thông tin, chữ ký và nên kèm theo bản sao giấy tờ tùy thân của các bên để tăng tính tin cậy.

Những lưu ý quan trọng khi lập giấy ủy quyền

Để giấy ủy quyền có giá trị pháp lý và được chấp nhận trong thực tế, người lập cần lưu ý một số điểm quan trọng sau đây:

1. Ghi rõ ràng, tránh mập mờ nội dung

Giấy ủy quyền phải được soạn thảo với ngôn ngữ dễ hiểu, nội dung cụ thể và chi tiết. Cần ghi rõ công việc được ủy quyền là gì, thực hiện ở đâu, thời gian như thế nào, phạm vi quyền hạn ra sao. Tránh sử dụng từ ngữ chung chung như “toàn quyền xử lý” nếu không có giải thích rõ ràng, vì có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc bị từ chối tiếp nhận từ phía cơ quan chức năng hay bên liên quan.

2. Không được ủy quyền những công việc mang tính nhân thân

Theo quy định pháp luật hiện hành, những công việc liên quan đến quyền nhân thân — vốn chỉ cá nhân mới có thể thực hiện — thì không được phép ủy quyền. Cụ thể như:

• Đăng ký kết hôn, ly hôn
• Nhận con nuôi
• Lập di chúc miệng
• Xác định cha mẹ, con

Những việc này mang tính cá nhân cao, không thể chuyển giao trách nhiệm hoặc quyền thực hiện cho người khác.

3. Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân của hai bên

Thông tin của cả bên ủy quyền và bên được ủy quyền phải chính xác tuyệt đối. Gồm:

• Họ tên đầy đủ
• Số CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực
• Ngày cấp, nơi cấp
• Địa chỉ thường trú hoặc nơi cư trú hiện tại

Nếu thông tin sai lệch, thiếu sót hoặc không khớp với giấy tờ đính kèm, giấy ủy quyền có thể bị từ chối công chứng hoặc không được công nhận trong thực tế.

4. Đảm bảo giấy tờ đính kèm đầy đủ

Khi lập giấy ủy quyền, cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu đính kèm để đối chiếu và chứng minh:

• Bản sao CMND/CCCD của cả hai bên (có thể kèm bản chính để đối chiếu)
• Sổ hộ khẩu (nếu cần)
• Các giấy tờ liên quan đến công việc được ủy quyền như: hợp đồng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đơn từ, hóa đơn, v.v.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp tăng độ tin cậy và tránh phát sinh rắc rối khi thực hiện công việc được ủy quyền.

5. Đối chiếu quy định từng loại công việc để xác định có cần công chứng/chứng thực không

Không phải giấy ủy quyền nào cũng bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực, tuy nhiên, tùy vào loại công việc và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận, bạn cần xem xét:

• Các giao dịch liên quan đến nhà đất, tài sản có giá trị, quyền thừa kế, tài chính lớn thường yêu cầu công chứng/chứng thực.
• Các thủ tục hành chính đơn giản, giao nhận giấy tờ nội bộ có thể không cần công chứng nhưng vẫn nên có chữ ký hai bên và giấy tờ tùy thân kèm theo.

Lời khuyên: Trước khi lập giấy ủy quyền, nên liên hệ trước với đơn vị hoặc cơ quan tiếp nhận để hỏi rõ về yêu cầu giấy tờ nhằm tránh mất thời gian và chi phí không cần thiết.

Kết luận

Giấy ủy quyền không chỉ đơn thuần là một văn bản thỏa thuận giữa hai bên, mà còn là một công cụ pháp lý quan trọng, mang tính ràng buộc và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền – nghĩa vụ của các bên liên quan. Việc lập giấy ủy quyền đúng quy định sẽ giúp đảm bảo quá trình ủy quyền diễn ra minh bạch, rõ ràng và được pháp luật bảo vệ trong trường hợp phát sinh tranh chấp.

Thông qua bài viết này, bạn đã nắm được giấy ủy quyền là gì, vai trò của nó trong đời sống thực tiễn cũng như cách soạn thảo giấy ủy quyền hợp pháp, đúng chuẩn. Dù là các giao dịch dân sự nhỏ lẻ như nhận lương hưu, nhận hàng hóa, hay các công việc có tính chất phức tạp hơn như đại diện giải quyết tranh chấp, ký hợp đồng thương mại – giấy ủy quyền đều cần được thực hiện một cách chính xác, rõ ràng và tuân thủ đúng pháp luật để phát huy hiệu quả tối đa.

Nếu bạn còn đang phân vân về nội dung giấy ủy quyền, chưa chắc chắn về thủ tục công chứng hoặc các quy định liên quan, hãy chủ động tham khảo ý kiến từ luật sư hoặc cơ quan chức năng có thẩm quyền. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng hôm nay chính là bước đệm vững chắc giúp bạn bảo vệ quyền lợi cá nhân, gia đình hoặc doanh nghiệp trong mọi tình huống phát sinh sau này.

Giới thiệu về dịch vụ Công ty tư vấn Khánh An

Khánh An tự hào là một trong những đơn vị uy tín cung cấp dịch vụ luật tại Việt Nam. Chúng tôi cam kết mang đến cho Quý Khách hàng các giải pháp pháp lý toàn diện và hiệu quả, đáp ứng đầy đủ nhu cầu và yêu cầu của từng doanh nghiệp cũng như cá nhân.

Các lĩnh vực tư vấn của chúng tôi bao gồm:

• Tư vấn và cung cấp dịch vụ Luật tới doanh nghiệp Việt Nam (bao gồm doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài) và các loại giấy phép con.
• Tư vấn cho các Doanh nghiệp Việt Nam đầu tư sang các thị trường Singapore, Hồng Kông, BVI,...
• Tư vấn hoàn thiện Hợp đồng, các văn kiện pháp lý cho Doanh nghiệp.

Giá trị cốt lõi của Khánh An

Chúng tôi luôn hướng tới 3 giá trị cốt lõi: UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – HIỆU QUẢ CAO. Những giá trị này không chỉ là kim chỉ nam trong hoạt động của chúng tôi mà còn là động lực để chúng tôi không ngừng phát triển. Chúng tôi tự hào khi nhận được những phản hồi tích cực từ Quý Khách hàng, điều này khẳng định chất lượng dịch vụ mà chúng tôi cung cấp.

Khánh An sẽ tiếp tục nỗ lực hết mình để mang đến dịch vụ luật tốt nhất, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của Quý Khách hàng.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KHÁNH AN

Website: https://khanhanlaw.com/

Địa chỉ:Toà nhà 88 Tô Vĩnh Diện, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội

Hotline: 02466.885.821 hoặc 096.987.7894.

Email: info@khanhanlaw.net

Xem thêm: Thủ tục thành lập Viện nghiên cứu khoa học công nghệ năm 2025