Cập nhật 2025 - Mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn theo quy định công ty

Trong suốt hành trình sự nghiệp, việc thay đổi môi trường làm việc là điều hoàn toàn bình thường, thậm chí là cần thiết để mỗi người có thể phát triển bản thân, theo đuổi mục tiêu cao hơn hoặc tìm kiếm sự cân bằng trong cuộc sống. Tuy nhiên, để một cuộc chia tay giữa nhân viên và công ty diễn ra một cách văn minh, đúng mực và tôn trọng lẫn nhau, thì việc viết một lá đơn xin nghỉ việc đúng chuẩn, rõ ràng, đúng quy định là điều không thể bỏ qua.

Nhiều người thường nghĩ rằng nghỉ việc chỉ đơn giản là một lời thông báo miệng hoặc một dòng email ngắn gọn gửi cấp trên. Thực tế, điều đó có thể dẫn đến những rắc rối không mong muốn: từ mất quyền lợi cá nhân, ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp, cho đến mâu thuẫn nội bộ hoặc các tranh chấp về hợp đồng lao động. Vì vậy, một mẫu đơn xin nghỉ việc được trình bày hợp lý, thể hiện thái độ tôn trọng và đúng quy định pháp luật sẽ không chỉ giúp bạn kết thúc công việc một cách trọn vẹn, mà còn là một dấu ấn tốt đẹp cho những mối quan hệ sau này.

Trong năm 2025, các quy định về lao động, nghỉ việc và chấm dứt hợp đồng tiếp tục được cập nhật theo hướng bảo vệ quyền lợi của cả người lao động và người sử dụng lao động. Vì vậy, việc sử dụng đúng mẫu đơn nghỉ việc mới nhất, chuẩn theo thông lệ doanh nghiệp và pháp luật hiện hành là điều mà người lao động cần đặc biệt lưu ý.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn năm 2025, kèm hướng dẫn cách trình bày, những điều nên và không nên ghi trong đơn, cùng một số lưu ý quan trọng giúp bạn rút lui khỏi công việc một cách êm đẹp, chuyên nghiệp và đúng quy trình.

Đơn xin nghỉ việc là gì?

1. Định nghĩa

Đơn xin nghỉ việc là một loại văn bản hành chính do người lao động tự viết hoặc theo mẫu quy định của công ty, nhằm trình bày nguyện vọng được chấm dứt hợp đồng lao động với đơn vị đang làm việc. Văn bản này thường được gửi đến ban lãnh đạo công ty, phòng nhân sự, hoặc quản lý trực tiếp, tùy theo cơ cấu tổ chức của từng doanh nghiệp.

Trong nội dung đơn, người lao động cần nêu rõ lý do nghỉ việc, thời gian dự kiến nghỉ, cam kết bàn giao công việc và lời cảm ơn đối với công ty trong suốt quá trình làm việc. Việc nộp đơn nghỉ việc là một bước thủ tục không thể thiếu nếu muốn rời khỏi doanh nghiệp một cách hợp pháp và văn minh.

2. Vai trò của đơn xin nghỉ việc

Đơn xin nghỉ việc không chỉ đơn thuần là một văn bản thông báo mà còn đóng nhiều vai trò quan trọng đối với cả người lao động và doanh nghiệp:

Thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm

Việc viết và gửi đơn xin nghỉ việc đúng quy trình thể hiện thái độ làm việc chuyên nghiệp, tôn trọng tổ chức, đồng thời thể hiện tinh thần trách nhiệm của người lao động đối với công việc và đồng nghiệp. Nó cho thấy bạn không rời đi đột ngột, mà đã có sự chuẩn bị và bàn giao công việc rõ ràng.

Là căn cứ pháp lý trong việc giải quyết chế độ thôi việc

Đơn xin nghỉ việc là một bằng chứng cụ thể cho việc người lao động chủ động chấm dứt hợp đồng, đồng thời là cơ sở để công ty tiến hành các thủ tục pháp lý như thanh lý hợp đồng, chi trả lương, bảo hiểm, trợ cấp thôi việc (nếu có), cũng như các quyền lợi liên quan khác.

Giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên

Một lá đơn nghỉ việc được trình bày lịch sự, đúng mực, cùng với thái độ đúng đắn trong quá trình nghỉ việc sẽ giúp người lao động giữ được hình ảnh đẹp trong mắt doanh nghiệp. Điều này rất có lợi nếu sau này cần liên hệ xác nhận công việc cũ, xin thư giới thiệu, hoặc thậm chí quay lại làm việc khi có cơ hội phù hợp.

Khi nào cần viết đơn xin nghỉ việc?

Viết đơn xin nghỉ việc là bước đầu tiên để chấm dứt hợp đồng lao động một cách hợp pháp và chuyên nghiệp. Không chỉ là thủ tục mang tính hành chính, đơn nghỉ việc còn thể hiện sự tôn trọng của người lao động đối với doanh nghiệp và cả quá trình làm việc trước đó. Dưới đây là những tình huống phổ biến khi bạn cần viết đơn xin nghỉ việc:

1. Khi bạn nghỉ việc theo kế hoạch cá nhân

Nhiều người lao động lựa chọn nghỉ việc vì các lý do cá nhân như:

• Chuyển đổi công việc để phát triển sự nghiệp ở môi trường mới tốt hơn.
• Tiếp tục học tập, nâng cao trình độ chuyên môn.
• Chuyển nơi sinh sống, không thuận tiện đi làm.
• Vấn đề sức khỏe, gia đình hoặc lý do riêng tư khác.

Trong những trường hợp này, việc nộp đơn nghỉ việc là hành động văn minh và cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi cho việc bàn giao và giữ mối quan hệ tốt đẹp với công ty.

2. Khi bị điều chuyển công việc không phù hợp

Nếu bạn bị điều chuyển sang bộ phận, vị trí công việc không đúng chuyên môn, năng lực hoặc mong muốn cá nhân, và không đạt được thỏa thuận phù hợp với công ty, bạn hoàn toàn có quyền viết đơn xin nghỉ việc để bảo vệ quyền lợi của mình.

3. Khi công việc không đáp ứng kỳ vọng

Có những trường hợp sau một thời gian làm việc, bạn nhận thấy công việc không mang lại cơ hội phát triển, không phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp, môi trường làm việc thiếu tích cực hoặc chế độ đãi ngộ không tương xứng. Khi không còn động lực gắn bó lâu dài, việc xin nghỉ là lựa chọn hợp lý để tìm kiếm hướng đi mới.

4. Khi muốn chấm dứt hợp đồng lao động một cách hợp pháp và văn minh

Bất kể lý do gì, nếu bạn muốn nghỉ việc, viết đơn và thực hiện đúng quy trình sẽ giúp bạn rời khỏi công ty một cách hợp pháp, đồng thời không ảnh hưởng đến quyền lợi lao động. Đây cũng là cách thể hiện sự chuyên nghiệp, giúp bạn giữ được uy tín trong mắt đồng nghiệp và cấp trên.

Quy định về thời gian báo trước khi nghỉ việc

(Cập nhật theo Bộ luật Lao động 2019 – có hiệu lực đến nay)

Theo quy định của pháp luật hiện hành, người lao động khi nghỉ việc có trách nhiệm thông báo trước với người sử dụng lao động trong một khoảng thời gian nhất định, tùy vào loại hợp đồng lao động đã ký kết. Cụ thể:

1. Với hợp đồng lao động không xác định thời hạn

• Người lao động phải báo trước ít nhất 45 ngày trước ngày nghỉ việc chính thức.

2. Với hợp đồng lao động xác định thời hạn (từ 12 đến 36 tháng)

• Yêu cầu báo trước ít nhất 30 ngày.

3. Với hợp đồng lao động thời vụ hoặc dưới 12 tháng

• Phải báo trước từ 3 đến 7 ngày làm việc, tùy theo tính chất công việc và thỏa thuận với người sử dụng lao động.

4. Trường hợp đặc biệt: Được nghỉ ngay không cần báo trước

Theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có thể nghỉ việc ngay lập tức mà không cần báo trước trong một số trường hợp sau:

• Không được bố trí công việc đúng như hợp đồng lao động đã ký.
• Bị người sử dụng lao động ngược đãi, quấy rối, cưỡng bức lao động.
• Không được trả lương đầy đủ, đúng hạn trong ít nhất 01 tháng.
• Bị quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
• Bản thân hoặc gia đình gặp tình huống khẩn cấp, không thể tiếp tục làm việc.

Việc tuân thủ đúng thời gian báo trước không chỉ giúp bạn giữ được quyền lợi về pháp lý, mà còn thể hiện thái độ làm việc nghiêm túc, tạo điều kiện cho công ty sắp xếp nhân sự và bàn giao công việc ổn định.

Nội dung cần có trong một mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn

Việc soạn thảo một lá đơn xin nghỉ việc không chỉ là thủ tục bắt buộc trong quy trình chấm dứt hợp đồng lao động, mà còn là cách thể hiện sự chuyên nghiệp, tinh tế và tôn trọng đối với công ty nơi bạn đã gắn bó. Một mẫu đơn chuẩn cần đảm bảo đủ nội dung, trình bày rõ ràng, lịch sự, và thể hiện được trách nhiệm của người viết. Dưới đây là những phần không thể thiếu trong một đơn xin nghỉ việc chuẩn:

1. Tiêu đề đơn: “Đơn xin nghỉ việc”

Tiêu đề cần được in đậm, căn giữa đầu trang để thể hiện rõ mục đích của văn bản. Cách viết thường dùng là:

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC

Tiêu đề giúp người đọc dễ dàng nhận diện tính chất văn bản ngay từ đầu.

2. Thông tin người viết đơn

Ngay bên dưới phần tiêu đề, bạn cần ghi rõ:

• Họ và tên
• Chức vụ hiện tại
• Bộ phận/phòng ban đang công tác

Ví dụ:

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty ABC

Tôi tên là: Nguyễn Văn A

Chức vụ: Nhân viên Kinh doanh

Phòng: Kinh doanh miền Bắc

3. Nơi nhận đơn

Đơn xin nghỉ việc cần được gửi đến đúng người có thẩm quyền để tiếp nhận và xử lý. Thông thường là:

• Ban Giám đốc công ty
• Phòng Nhân sự
• Quản lý trực tiếp (nếu có yêu cầu theo nội bộ)

Bạn có thể viết:

Kính gửi: Ban Giám đốc công ty & Phòng Nhân sự

4. Lý do xin nghỉ

Đây là phần cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng và tế nhị. Bạn không cần phải nêu quá chi tiết, nhưng cũng nên thể hiện lý do nghỉ việc một cách chân thành và mang tính xây dựng. Một số lý do phổ biến như:

• Lý do cá nhân, gia đình
• Chuyển hướng nghề nghiệp
• Mong muốn tìm môi trường mới phù hợp hơn
• Sức khỏe không đảm bảo công việc...

Ví dụ:

Tôi viết đơn này để trình bày nguyện vọng xin nghỉ việc từ ngày... do lý do cá nhân và mong muốn thay đổi môi trường làm việc phù hợp hơn với định hướng phát triển nghề nghiệp của tôi.

5. Thời gian dự kiến nghỉ việc

Phần này cần nêu rõ ngày bắt đầu nghỉ việc và đảm bảo tuân thủ thời gian báo trước theo quy định của pháp luật hoặc nội quy công ty.

Ví dụ:

Thời gian dự kiến nghỉ việc: Từ ngày 10/08/2025

6. Cam kết bàn giao công việc

Một lá đơn nghỉ việc chuyên nghiệp cần có phần cam kết rõ ràng về trách nhiệm bàn giao để không ảnh hưởng đến công việc chung của công ty. Bạn có thể viết:

Trong thời gian chờ phê duyệt và trước khi nghỉ việc, tôi cam kết sẽ hoàn tất việc bàn giao công việc, tài sản và các trách nhiệm liên quan cho người được chỉ định theo đúng quy định của công ty.

7. Lời cảm ơn và mong muốn

Thể hiện sự trân trọng và biết ơn đối với công ty đã tạo điều kiện làm việc. Đây cũng là cách giữ gìn hình ảnh cá nhân và mối quan hệ tốt đẹp sau khi nghỉ việc.

Ví dụ:

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và toàn thể đồng nghiệp đã đồng hành, hỗ trợ và tạo điều kiện cho tôi trong suốt thời gian làm việc tại công ty. Kính chúc công ty ngày càng phát triển, đạt nhiều thành tựu. Mong rằng trong tương lai, chúng ta vẫn có thể giữ mối quan hệ tốt đẹp.

8. Chữ ký xác nhận

Cuối đơn, bạn cần ký và ghi rõ họ tên. Đồng thời, để đơn có hiệu lực, cần có phần xác nhận của quản lý trực tiếp hoặc phòng nhân sự.

Ví dụ trình bày:

Người làm đơn

(Ký và ghi rõ họ tên)

Nguyễn Văn A

Xác nhận của cấp trên/phòng nhân sự

(Ký tên, đóng dấu – nếu có)

Lưu ý nhỏ: Đơn nên trình bày trên khổ giấy A4, rõ ràng, sạch sẽ, tránh sai chính tả, và nếu có thể thì in thay vì viết tay để tăng tính chuyên nghiệp.

Kết luận

Nghỉ việc không phải là sự kết thúc, mà là bước chuyển mình cho một hành trình mới – nơi bạn có cơ hội thử sức với những thử thách mới, vai trò mới hoặc đơn giản là tìm lại sự cân bằng và niềm vui trong công việc. Và để khởi đầu mới ấy không bị vướng bận bởi những khúc mắc không đáng có, việc chuẩn bị một mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn chỉnh, thể hiện sự tôn trọng với công ty và đồng nghiệp cũ là điều vô cùng quan trọng.

Mẫu đơn xin nghỉ việc được cập nhật trong bài viết không chỉ giúp bạn hoàn tất thủ tục hành chính một cách nhanh gọn, mà còn thể hiện thái độ chuyên nghiệp, lịch sự – điều rất được đánh giá cao trong môi trường doanh nghiệp hiện đại. Đừng quên rằng, cách bạn kết thúc công việc cũ sẽ phần nào thể hiện tính cách và đạo đức nghề nghiệp của bạn trong mắt cấp trên và đồng nghiệp.

Hy vọng với mẫu đơn xin nghỉ việc năm 2025 và những hướng dẫn chi tiết được chia sẻ, bạn sẽ có thể dễ dàng chuẩn bị cho mình một cuộc chia tay công việc vừa hợp lý về mặt pháp lý, vừa đẹp đẽ về mặt tình cảm. Chúc bạn thành công trên chặng đường mới – và hãy luôn giữ vững tinh thần cầu tiến, chủ động và chuyên nghiệp trong mọi hành trình sự nghiệp!

Giới thiệu về dịch vụ Công ty tư vấn Khánh An

Khánh An tự hào là một trong những đơn vị uy tín cung cấp dịch vụ luật tại Việt Nam. Chúng tôi cam kết mang đến cho Quý Khách hàng các giải pháp pháp lý toàn diện và hiệu quả, đáp ứng đầy đủ nhu cầu và yêu cầu của từng doanh nghiệp cũng như cá nhân.

Các lĩnh vực tư vấn của chúng tôi bao gồm:

• Tư vấn và cung cấp dịch vụ Luật tới doanh nghiệp Việt Nam (bao gồm doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài) và các loại giấy phép con.
• Tư vấn cho các Doanh nghiệp Việt Nam đầu tư sang các thị trường Singapore, Hồng Kông, BVI,...
• Tư vấn hoàn thiện Hợp đồng, các văn kiện pháp lý cho Doanh nghiệp.

Giá trị cốt lõi của Khánh An

Chúng tôi luôn hướng tới 3 giá trị cốt lõi: UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – HIỆU QUẢ CAO. Những giá trị này không chỉ là kim chỉ nam trong hoạt động của chúng tôi mà còn là động lực để chúng tôi không ngừng phát triển. Chúng tôi tự hào khi nhận được những phản hồi tích cực từ Quý Khách hàng, điều này khẳng định chất lượng dịch vụ mà chúng tôi cung cấp.

Khánh An sẽ tiếp tục nỗ lực hết mình để mang đến dịch vụ luật tốt nhất, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của Quý Khách hàng.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KHÁNH AN

Website: https://khanhanlaw.com/

Địa chỉ:Toà nhà 88 Tô Vĩnh Diện, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội

Hotline: 02466.885.821 hoặc 096.987.7894.

Email: info@khanhanlaw.net

Xem thêm: Thủ tục thành lập Viện nghiên cứu khoa học công nghệ năm 2025