Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực từ 01/01/2026: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Trong nhiều năm qua, dữ liệu cá nhân đã trở thành một trong những tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp. Thông tin khách hàng, hồ sơ nhân sự, dữ liệu đối tác, dữ liệu người dùng trên nền tảng số hay các thông tin phục vụ hoạt động marketing đều là những dữ liệu được doanh nghiệp thu thập, lưu trữ và khai thác hằng ngày.

Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của công nghệ và thương mại điện tử, các hành vi rò rỉ, đánh cắp, sử dụng hoặc mua bán trái phép dữ liệu cá nhân cũng ngày càng gia tăng. Điều này đặt ra yêu cầu phải có một cơ chế pháp lý đầy đủ hơn nhằm bảo vệ quyền riêng tư của cá nhân và nâng cao trách nhiệm của các tổ chức đang xử lý dữ liệu.

Từ ngày 01/01/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 chính thức có hiệu lực, cùng với các văn bản hướng dẫn thi hành. Đây là một dấu mốc quan trọng, tác động trực tiếp đến hầu hết doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam.

I. Những doanh nghiệp nào chịu sự điều chỉnh của Luật?

Không chỉ các doanh nghiệp Việt Nam, phạm vi áp dụng của Luật còn mở rộng đối với nhiều chủ thể có hoạt động xử lý dữ liệu liên quan đến công dân Việt Nam.

Theo quy định, các đối tượng cần tuân thủ bao gồm:

- Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam;

- Tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam;

- Tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài có tham gia hoặc liên quan đến hoạt động thu thập, quản lý, lưu trữ, sử dụng hoặc xử lý dữ liệu cá nhân của công dân Việt Nam.

Điều này đồng nghĩa với việc gần như mọi doanh nghiệp đang sở hữu hoặc khai thác dữ liệu khách hàng, dữ liệu nhân sự hay dữ liệu người dùng đều cần rà soát lại quy trình nội bộ để bảo đảm tuân thủ quy định mới.

II. Doanh nghiệp cần thay đổi tư duy khi xử lý dữ liệu cá nhân

Một trong những điểm đáng chú ý của Luật là đặt ra các nguyên tắc xuyên suốt trong hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.

Theo đó, doanh nghiệp không còn được tiếp cận dữ liệu theo hướng thu thập càng nhiều càng tốt, mà phải chứng minh được mục đích thu thập, phạm vi sử dụng và thời gian lưu trữ là cần thiết, hợp lý.

Khi xử lý dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp cần bảo đảm:

- Dữ liệu được thu thập và sử dụng đúng mục đích đã thông báo;

- Chủ thể dữ liệu được biết rõ về việc dữ liệu của mình được xử lý như thế nào;

- Thông tin được lưu trữ chính xác, cập nhật khi cần thiết;

- Có biện pháp kỹ thuật và quản trị phù hợp để bảo vệ dữ liệu;

- Thực hiện các cơ chế kiểm soát nhằm phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi vi phạm;

- Cân bằng giữa hoạt động kinh doanh với quyền riêng tư và quyền lợi hợp pháp của cá nhân.

Trên thực tế, đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là tiêu chí quan trọng để xây dựng uy tín và niềm tin đối với khách hàng, người lao động và đối tác.

III. Các công việc doanh nghiệp nên triển khai trước ngày 01/01/2026

1. Xây dựng cơ chế quản lý và giám sát hoạt động xử lý dữ liệu

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang lưu trữ và khai thác dữ liệu cá nhân thông qua các phần mềm quản trị khách hàng (CRM), hệ thống nhân sự, website, ứng dụng di động hoặc các nền tảng thương mại điện tử.

Để đáp ứng yêu cầu pháp luật, doanh nghiệp cần:

- Ban hành quy trình nội bộ về bảo vệ dữ liệu cá nhân;

- Xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân liên quan;

- Đánh giá các nguy cơ mất an toàn dữ liệu có thể phát sinh;

- Thực hiện kiểm tra định kỳ việc tuân thủ các quy định nội bộ;

- Thiết lập cơ chế tiếp nhận và xử lý phản ánh liên quan đến dữ liệu cá nhân.

Đặc biệt, trong những trường hợp pháp luật cho phép xử lý dữ liệu mà không cần sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, doanh nghiệp phải có căn cứ chứng minh tính cần thiết và hợp pháp của việc xử lý đó.

2. Rà soát toàn bộ hoạt động tuyển dụng và quản lý nhân sự

Đây là lĩnh vực chứa khối lượng lớn dữ liệu cá nhân và thường phát sinh nhiều rủi ro tuân thủ. Doanh nghiệp sẽ cần lưu ý:

- Chỉ yêu cầu ứng viên cung cấp những thông tin thực sự cần thiết cho vị trí tuyển dụng;

- Thông báo rõ mục đích sử dụng thông tin được thu thập;

- Có cơ sở hợp pháp cho việc xử lý dữ liệu của ứng viên và người lao động;

- Bảo đảm dữ liệu được lưu trữ đúng thời hạn;

- Xây dựng quy trình xóa hoặc hủy dữ liệu khi không còn nhu cầu sử dụng.

Đối với hồ sơ của ứng viên không được tuyển dụng, doanh nghiệp cần có cơ chế xử lý phù hợp thay vì lưu trữ vô thời hạn như thực tiễn hiện nay tại nhiều đơn vị.

3. Kiểm tra các biện pháp giám sát người lao động

Ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng camera, hệ thống định vị, phần mềm chấm công điện tử hoặc các công cụ theo dõi hiệu suất làm việc.

Theo quy định mới, việc áp dụng các giải pháp công nghệ này phải được thực hiện minh bạch, đúng mục đích và không được xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động.

Người lao động cần được thông báo rõ về các biện pháp giám sát được áp dụng và phạm vi dữ liệu được thu thập.

4. Hoàn thiện hồ sơ pháp lý về bảo vệ dữ liệu cá nhân

Bên cạnh việc xây dựng quy trình nội bộ, doanh nghiệp nên rà soát và cập nhật các tài liệu liên quan như:

- Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân;

- Điều khoản bảo mật thông tin;

- Thỏa thuận thu thập và sử dụng dữ liệu;

- Quy chế quản lý hệ thống công nghệ thông tin;

- Hợp đồng lao động và các biểu mẫu nhân sự có liên quan;

- Hợp đồng với đối tác cung cấp dịch vụ xử lý dữ liệu.

Việc chuẩn hóa các tài liệu này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và thuận lợi hơn khi cơ quan có thẩm quyền tiến hành kiểm tra hoặc yêu cầu giải trình.

IV. Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Mặc dù Luật chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, nhưng việc xây dựng hệ thống tuân thủ không thể hoàn thành trong thời gian ngắn. Đối với những doanh nghiệp đang quản lý lượng lớn dữ liệu khách hàng hoặc dữ liệu nhân sự, quá trình rà soát và hoàn thiện thường đòi hỏi sự tham gia đồng thời của bộ phận pháp chế, nhân sự, công nghệ thông tin và ban điều hành.

Do đó, doanh nghiệp nên chủ động đánh giá hiện trạng quản lý dữ liệu ngay từ bây giờ để xác định các khoảng trống tuân thủ, xây dựng lộ trình khắc phục và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, quy trình cần thiết trước thời điểm Luật có hiệu lực.

Khánh An với kinh nghiệm phong phú sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc rà soát mức độ tuân thủ, xây dựng hệ thống quản trị dữ liệu cá nhân, soạn thảo hồ sơ nội bộ và tư vấn triển khai các giải pháp phù hợp với đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp.

Bài viết liên quan: Tư vấn pháp lý theo vụ việc và tư vấn pháp lý thường xuyên: Doanh nghiệp nên chọn gì?

Dịch vụ pháp lý thường xuyên - Giải pháp "Phòng pháp chế thuê ngoài" toàn diện cho doanh nghiệp

UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – HIỆU QUẢ CAO là những giá trị chúng tôi mang lại cho Quý khách hàng. Đáp lại những giá trị đó là những phản hồi rất tích cực, điều đó đã mang lại động lực cho Khánh An phát triển như hôm nay.

Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ qua số Hotline: 097.6529499.

Email: Info@Khanhanlaw.net

Hoặc để lại thông tin trên Website, chúng tôi sẽ liên hệ đến Bạn.