NGHỊ ĐỊNH 337/2025/NĐ-CP VỀ HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ: DOANH NGHIỆP CẦN CHUẨN BỊ GÌ TỪ 01/7/2026?

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc số hóa quy trình quản trị nhân sự không còn là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu tất yếu đối với doanh nghiệp. Mới đây, Chính phủ đã ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về hợp đồng lao động điện tử, tạo hành lang pháp lý rõ ràng cho việc ký kết, quản lý và sử dụng hợp đồng lao động trên môi trường số.

Đây được xem là bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả quản trị và thuận tiện hơn trong việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến lao động.

I. Hợp Đồng Lao Động Điện Tử Là Gì?

Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật lao động và pháp luật về giao dịch điện tử.

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.

Điều này đồng nghĩa doanh nghiệp có thể thay thế phương thức ký hợp đồng truyền thống bằng hình thức điện tử một cách hợp pháp, an toàn và hiệu quả.

II. Nguyên Tắc Giao Kết Và Thực Hiện Hợp Đồng Lao Động Điện Tử

Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ đồng thời các quy định về:

• Pháp luật lao động
• Pháp luật giao dịch điện tử
• An toàn thông tin mạng
• Bảo vệ dữ liệu cá nhân
• Quy định về dữ liệu và lưu trữ
• Các nội dung cụ thể tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Đồng thời, hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới dạng thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.

Nhà nước cũng khuyến khích doanh nghiệp sử dụng hợp đồng lao động điện tử để thay thế hợp đồng giấy trong công tác quản trị nhân sự và thực hiện thủ tục hành chính.

III. Chủ Thể Tham Gia Giao Kết Hợp Đồng Lao Động Điện Tử

Các chủ thể tham gia bao gồm:

1. Người lao động và người sử dụng lao động: Là các bên có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động theo Điều 18 Bộ luật Lao động.

2. Nhà cung cấp eContract: Là đơn vị cung cấp nền tảng giao kết hợp đồng điện tử đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật quy định.

IV. Điều Kiện Để Giao Kết Hợp Đồng Lao Động Điện Tử

Việc ký kết hợp đồng lao động điện tử phải được thực hiện thông qua hệ thống eContract đáp ứng nhiều tiêu chuẩn nghiêm ngặt, bao gồm:

Về công nghệ và bảo mật

• Có phần mềm ký số và kiểm tra chữ ký số hợp pháp
• Bảo đảm an toàn thông tin khách hàng
• Có phương án kỹ thuật xử lý sự cố
• Lưu trữ dữ liệu toàn vẹn, tra cứu được hợp đồng đã ký
• Kết nối API với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Nhà nước
• Đáp ứng yêu cầu về an toàn thông tin mạng

Về định danh và xác thực

• Định danh đúng chủ thể ký hợp đồng
• Xác thực danh tính theo quy định về định danh điện tử
• Có biện pháp xác nhận sự đồng ý của các bên đối với nội dung hợp đồng

Về quản trị doanh nghiệp

• Hỗ trợ báo cáo tình hình sử dụng lao động
• Có chức năng tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất

Điều Kiện Đối Với Người Lao Động Và Doanh Nghiệp

Đối với cá nhân

Cần có giấy tờ tùy thân hợp lệ như:

• Căn cước công dân/thẻ căn cước
• Căn cước điện tử
• Tài khoản định danh điện tử mức độ 2
• Hộ chiếu còn thời hạn
• Đối với người nước ngoài: thị thực hoặc giấy miễn thị thực còn hiệu lực

Đối với doanh nghiệp, tổ chức

Cần có:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Giấy phép đầu tư hoặc giấy tờ thành lập hợp pháp
• Giấy tờ của người đại diện theo pháp luật
• Chữ ký số hợp lệ
• Dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định pháp luật

V. Hợp Đồng Lao Động Điện Tử Gắn ID Là Gì?

Một điểm mới rất quan trọng của Nghị định là cơ chế gắn ID cho hợp đồng lao động điện tử.

Sau khi các bên ký số hoàn tất, trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên cuối cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để được cấp mã ID.

Việc gắn ID giúp:

• Xác thực tính hợp pháp của hợp đồng
• Dễ dàng tra cứu, kiểm tra
• Hạn chế giả mạo, chỉnh sửa dữ liệu
• Thuận tiện khi làm việc với cơ quan quản lý nhà nước

Hiệu Lực Của Hợp Đồng Lao Động Điện Tử

Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm:

• Bên cuối cùng ký số
• Có dấu thời gian gắn kèm chữ ký số
• Có chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract

Trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

VI. Vì Sao Doanh Nghiệp Nên Sử Dụng Dịch Vụ Tư Vấn Chuyên Nghiệp?

Việc triển khai hợp đồng lao động điện tử không đơn thuần là mua phần mềm ký số, mà còn liên quan đến:

• Rà soát mẫu hợp đồng lao động đúng luật
• Quy trình ký kết đúng thẩm quyền
• Tích hợp chữ ký số và eContract phù hợp
• Tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân
• Lưu trữ hồ sơ nhân sự đúng chuẩn
• Xử lý tranh chấp phát sinh liên quan giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử

Nếu triển khai sai, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro về lao động, thuế, BHXH và tranh chấp nội bộ.

UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – HIỆU QUẢ CAO là những giá trị chúng tôi mang lại cho Quý khách hàng. Đáp lại những giá trị đó là những phản hồi rất tích cực, điều đó đã mang lại động lực cho Khánh An phát triển như hôm nay.

Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ qua số Hotline: 097.652.9499.

Email: Info@khanhanlaw.net

Hoặc để lại thông tin trên Website, chúng tôi sẽ liên hệ đến Bạn.