Khi nào nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản?

Chuyên mục “Hỏi – đáp cùng Khánh An” đã quay trở lại để tiếp tục sứ mệnh đồng hành hỗ trợ pháp lý cùng Quý khách hàng. Tiêu biểu trong hòm thư tư vấn của tháng này là các câu hỏi xoay quanh nội dung về việc khi nào nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản. Khánh An xin đưa ra quan điểm tư vấn đối với vướng mắc trên như sau:

1. Cơ sở pháp lý

Luật doanh nghiệp 2020

2. Khi nào nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản?

Luật doanh nghiệp 2020 cho phép nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông được thông qua bằng một trong hai hình thức sau: biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.

Tuy nhiên, một trong hai hình thức thông qua nghị quyết trên không được áp dụng trong mọi trường hợp. Pháp luật ấn định những nội dung sau đây buộc phải biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác:

- Sửa đổi, bổ sung nội dung của Điều lệ công ty

- Định hướng phát triển công ty

- Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại

- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát

- Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác

- Thông qua báo cáo tài chính hằng năm

- Tổ chức lại, giải thể công ty

Như vậy, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản nếu vấn đề được thảo luận trong cuộc họp không thuộc một trong các trường hợp kể trên.

3. Quy trình lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông

- Thẩm quyền lấy ý kiến: Hội đồng quản trị, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác

- Quy trình lấy ý kiến:

Bước 1: Hội đồng quản trị thực hiện các công việc sau đây

+ Chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, các tài liệu giải trình dự thảo nghị quyết và gửi đến tất cả cổ đông có quyền biểu quyết chậm nhất là 10 ngày trước thời hạn phải gửi lại phiếu lấy ý kiến, nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn khác dài hơn.

+ Lập danh sách cổ đông gửi phiếu lấy ý kiến không quá 10 ngày trước ngày phải gửi lại phiếu lấy ý kiến nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn.

+ Phiếu lấy ý kiến và tài liệu kèm theo phải được gửi bằng phương thức đảm bảo đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông hoặc đăng trên trang thông tin điện tử của công ty (nếu có) nhưng phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu.

Bước 2: Sau khi nhận được phiếu lấy ý kiến, cổ đông cần gửi lại phiếu đến công ty bằng hình thức gửi thư, fax hoặc thư điện tử

* Một vài lưu ý tới cổ đông khi gửi lại phiếu lấy ý kiến đến công ty:

+ Trường hợp gửi thư: phiếu lấy ý kiến (đã được trả lời) phải có chữ ký của cổ đông là cá nhân, của người đại diện theo ủy quyền hoặc người đại diện theo pháp luật của cổ đông là tổ chức. Phiếu lấy ý kiến phải được đựng trong phong bì dán kín và không ai được quyền mở trước khi kiểm phiếu.

+ Trường hợp gửi fax hoặc thư điện tử: phiếu lấy ý kiến (đã được trả lời) phải được giữ bí mật đến thời điểm kiểm phiếu

+ Các phiếu lấy ý kiến sẽ bị coi là không hợp lệ nếu: phiếu được gửi về công ty quá hạn hoặc phiếu đã bị mở (trường hợp gửi thư) hoặc bị tiết lộ (trường hợp gửi fax, thư điện tử). Phiếu lấy ý kiến không được gửi về được coi là phiếu không tham gia biểu quyết.

Bước 3: Hội đồng quản trị tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến, giám sát của Ban kiểm soát hoặc của cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý công ty.

+ Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua nếu có số cổ đông sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông có quyền biểu quyết tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

+ Trường hợp nội dung lấy ý kiến làm thay đổi bất lợi quyền và nghĩa vụ của cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi thì nghị quyết chỉ được thông qua nếu các cổ đông ưu đãi cùng loại sở hữu từ 75% tổng số cổ phần ưu đãi loại đó trở lên tán thành.

Bước 4: Biên bản kiểm phiếu và nghị quyết phải được gửi đến các cổ đông hoặc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu. 

Tham khảo thêm tại:

Phân biệt thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông cần có những nội dung gì?

4. Dịch vụ tư vấn tại Khánh An cho Quý khách hàng có nhu cầu hỗ trợ pháp lý về doanh nghiệp

Đối với dịch vụ hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp, Khánh An đề xuất thực hiện những công việc như sau:

- Liên tục cập nhật và gửi thông tin về các quy định của pháp luật mới nhất về doanh nghiệp tới Quý khách hàng

- Tư vấn, hướng dẫn và hỗ trợ Quý khách hàng các công việc cần làm để đảm bảo quá trình thành lập, tổ chức và vận hành doanh nghiệp diễn ra minh bạch, tuân thủ pháp luật

- Đánh giá, phòng ngừa các rủi ro pháp lý có thể xảy ra trong quá trình tổ chức và vận hành doanh nghiệp

Hy vọng bài viết này đã giải đáp thắc mắc cho Quý khách hàng về câu hỏi “Khi nào nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thông qua bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản?”. Nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào khác, đừng ngần ngại liên hệ với Khánh An để được tư vấn và hỗ trợ.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:           

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KHÁNH AN

Address: 88 To Vinh Dien, Khuong Trung, Thanh Xuan, Ha Noi

Mobile: 02466.885.821 / 096.987.7894

Web: Khanhanlaw.com

Email: Info@khanhanlaw.net

Rất hân hạnh được hợp tác cùng Quý khách!