Bản tường trình là gì? Hướng dẫn viết đúng chuẩn và dễ hiểu

Trong cuộc sống cũng như công việc, sẽ có những tình huống phát sinh buộc chúng ta phải giải trình, báo cáo hoặc làm rõ sự việc trước tổ chức, cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền. Khi đó, bản tường trình chính là một văn bản quan trọng giúp bạn trình bày lại toàn bộ sự việc theo cách logic, rõ ràng và trung thực nhất. Dù là trong môi trường học đường, công sở, hay khi tham gia giao thông, một bản tường trình được viết đúng chuẩn không chỉ thể hiện thái độ hợp tác mà còn là cơ sở giúp các bên liên quan xem xét, đánh giá và đưa ra hướng xử lý phù hợp.

Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm được cách viết bản tường trình sao cho chuẩn mực, dễ hiểu mà vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung cần thiết. Nhiều người vẫn lúng túng khi phải lựa chọn từ ngữ, trình bày bố cục hoặc xác định mức độ chi tiết cần thiết. Hiểu được điều đó, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn trả lời cho câu hỏi “Bản tường trình là gì?”, đồng thời cung cấp hướng dẫn chi tiết cách viết một bản tường trình đúng chuẩn và dễ hiểu, áp dụng được trong nhiều tình huống thực tế. Hãy cùng tìm hiểu để chủ động hơn trong mọi hoàn cảnh!

Bản tường trình là gì?

1. Định nghĩa ngắn gọn, dễ hiểu

Bản tường trình là một loại văn bản hành chính do cá nhân hoặc tổ chức lập ra nhằm trình bày trung thực, chi tiết và khách quan về một sự việc đã xảy ra. Nội dung của bản tường trình thường xoay quanh việc mô tả diễn biến, hoàn cảnh, nguyên nhân và kết quả của sự việc, đi kèm với thông tin liên quan đến người thực hiện hoặc chứng kiến sự việc. Đây là hình thức báo cáo mang tính cá nhân hoặc nội bộ, được sử dụng phổ biến trong cơ quan, trường học, doanh nghiệp hoặc các tổ chức xã hội.

2. Mục đích

Mục đích chính của bản tường trình là nhằm làm rõ bản chất của một vụ việc cụ thể, từ đó giúp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nắm được thông tin, xác minh sự việc và đưa ra biện pháp xử lý phù hợp. Ngoài ra, bản tường trình còn có vai trò phân định trách nhiệm, xác định nguyên nhân khách quan hay chủ quan dẫn đến sự việc, giúp tăng tính minh bạch và công bằng trong các quyết định xử lý sau này.

3. Tính chất pháp lý

Dù không phải là văn bản pháp lý mang tính bắt buộc hay có hiệu lực thi hành theo luật định, nhưng bản tường trình vẫn có giá trị tham khảo quan trọng trong nhiều tình huống thực tiễn. Nó thường được sử dụng làm cơ sở để điều tra, xác minh hoặc làm chứng cứ hỗ trợ trong các quy trình xử lý nội bộ, kỷ luật hành chính, hoặc khi giải quyết tranh chấp, khiếu nại. Tuy nhiên, do tính chất một chiều từ người viết, nên bản tường trình cần được kết hợp với các nguồn thông tin khác để đảm bảo tính khách quan.

4. Phân biệt với các loại văn bản khác

Mặc dù có nội dung liên quan đến sự việc xảy ra, nhưng bản tường trình có nhiều điểm khác biệt so với các loại văn bản tương tự:

• Khác với biên bản sự việc: Biên bản là văn bản ghi nhận sự việc theo thời gian thực, thường có sự xác nhận từ nhiều người và mang tính chứng thực cao hơn. Trong khi đó, bản tường trình thường được viết sau khi sự việc xảy ra và chỉ phản ánh góc nhìn từ một phía – người tường trình.
• Khác với bản cam kết: Bản cam kết thể hiện ý chí cam đoan, hứa hẹn thực hiện hoặc không thực hiện một hành vi nào đó trong tương lai. Ngược lại, bản tường trình chỉ mô tả sự việc đã xảy ra, không kèm theo lời hứa hay ràng buộc trách nhiệm về hành vi tương lai.

Việc hiểu đúng bản chất và vai trò của bản tường trình giúp người viết thể hiện thông tin rõ ràng, chính xác, từ đó hỗ trợ tốt cho quá trình xử lý sự việc trong thực tiễn.

Khi nào cần viết bản tường trình?

Bản tường trình không chỉ xuất hiện trong môi trường hành chính mà còn được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống. Dưới đây là những trường hợp phổ biến mà việc lập bản tường trình là cần thiết:

1. Trong học đường

Tại các trường học, bản tường trình thường được yêu cầu khi học sinh vi phạm nội quy nhà trường hoặc liên quan đến các sự việc cần làm rõ. Một số ví dụ cụ thể bao gồm: đi học muộn nhiều lần, tự ý nghỉ học không phép, gây mất trật tự trong lớp học, làm mất tài sản của trường hoặc của bạn, xô xát, đánh nhau… Trong những tình huống này, bản tường trình giúp nhà trường có cơ sở để đánh giá, phân tích nguyên nhân, từ đó đưa ra hình thức xử lý phù hợp và mang tính giáo dục.

2. Trong công sở

Trong môi trường làm việc, bản tường trình được sử dụng khi xảy ra các sự cố nội bộ hoặc vi phạm trong quá trình thực hiện công việc. Ví dụ như: nhân viên gây ra sai sót làm thiệt hại cho công ty, làm mất mát tài sản, phát sinh mâu thuẫn giữa các bộ phận hoặc cá nhân, không hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, hay vi phạm quy định về giờ giấc, tác phong. Việc lập bản tường trình giúp cấp trên có cái nhìn rõ ràng hơn về nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của sự việc, hỗ trợ việc đánh giá trách nhiệm và đưa ra biện pháp xử lý hợp lý.

3. Trong các tình huống đời sống

Ngoài môi trường học tập và làm việc, bản tường trình còn được áp dụng trong nhiều tình huống hàng ngày như: mất giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD, giấy đăng ký xe...), liên quan đến các vụ tai nạn giao thông, tranh chấp tài sản, xích mích cá nhân, hoặc khi cần làm rõ nội dung khiếu nại với cơ quan chức năng. Trong những trường hợp này, bản tường trình đóng vai trò như lời trình bày chính thức, giúp cơ quan chức năng có căn cứ để tiếp nhận, xem xét và giải quyết vụ việc một cách minh bạch, khách quan.

4. Trong các thủ tục hành chính

Một số thủ tục hành chính cũng yêu cầu người dân phải nộp bản tường trình để giải thích rõ về lý do hoặc sự cố phát sinh, chẳng hạn như khi xin cấp lại giấy tờ bị mất, đề nghị sửa đổi thông tin trong hồ sơ cá nhân, hoặc giải trình về việc vi phạm quy định nào đó trong quá trình làm thủ tục hành chính. Trong các trường hợp này, bản tường trình là tài liệu bổ trợ bắt buộc để cơ quan nhà nước có thể xem xét và ra quyết định phù hợp theo quy định pháp luật.

Cấu trúc chuẩn của một bản tường trình

Để đảm bảo tính nghiêm túc, rõ ràng và đầy đủ thông tin, một bản tường trình cần tuân thủ theo bố cục chuẩn gồm các phần sau:

1. Quốc hiệu – Tiêu ngữ

Đây là phần mở đầu mang tính hình thức bắt buộc trong các văn bản hành chính. Quốc hiệu – Tiêu ngữ được trình bày ở phía trên cùng, căn giữa trang, gồm:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Phần này thường được in hoa, đậm và căn giữa để thể hiện tính trang trọng.

2. Tiêu đề văn bản

Ngay bên dưới phần quốc hiệu – tiêu ngữ, người viết cần ghi rõ tiêu đề của văn bản:

BẢN TƯỜNG TRÌNH

(Tiêu đề cần được viết in hoa, căn giữa, nổi bật)

3. Thông tin cá nhân của người viết

Phần này cung cấp đầy đủ thông tin để xác định ai là người tường trình sự việc, bao gồm:

• Họ và tên
• Ngày tháng năm sinh
• Đơn vị công tác (nếu là nhân viên) hoặc lớp – trường (nếu là học sinh, sinh viên)
• Số CMND/CCCD và địa chỉ liên hệ (nếu cần, đặc biệt trong các tình huống liên quan đến pháp lý hoặc hành chính)

4. Nội dung tường trình sự việc

Đây là phần quan trọng nhất, cần trình bày rõ ràng, mạch lạc và trung thực theo các ý chính sau:

• Thời gian và địa điểm xảy ra sự việc: Ghi cụ thể ngày, giờ, địa điểm để làm căn cứ xác minh.
• Diễn biến chi tiết: Trình bày cụ thể sự việc theo trình tự thời gian, tránh lược bỏ hoặc thêm thắt chủ quan.
• Hành động của bản thân và người liên quan: Nêu rõ vai trò, phản ứng hoặc hành động của các cá nhân trong sự việc.
• Nguyên nhân (nếu đã xác định được): Phân tích sơ bộ nguyên nhân dẫn đến sự việc, có thể là lỗi cá nhân, hoàn cảnh khách quan…
• Kết quả hoặc hậu quả của sự việc: Nêu rõ sự việc đã gây ra thiệt hại gì, ảnh hưởng ra sao đến cá nhân, tổ chức.
• Tự nhận trách nhiệm hoặc đề xuất hướng xử lý: Nếu người viết có liên quan trực tiếp, nên thể hiện thái độ trách nhiệm, cầu thị. Có thể đề xuất biện pháp khắc phục, xin xem xét nhẹ hình thức xử lý (nếu có).

5. Lời cam đoan trung thực

Trước khi kết thúc bản tường trình, người viết nên thêm một dòng cam kết:

"Tôi xin cam đoan những nội dung trình bày trên là hoàn toàn trung thực. Nếu sai, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm."

Phần này thể hiện tinh thần trung thực và tự giác, tạo độ tin cậy cho văn bản.

6. Ký tên, ghi rõ họ tên và ngày viết

Cuối cùng, người viết cần ký tên, ghi rõ họ tên và ngày viết bản tường trình. Nếu là tổ chức hoặc yêu cầu nghiêm ngặt, có thể yêu cầu thêm chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền (giáo viên chủ nhiệm, trưởng phòng, cán bộ tiếp nhận...).

Cách viết bản tường trình đúng chuẩn và dễ hiểu

Một bản tường trình chỉ thực sự có giá trị khi được viết đúng cách – tức là đảm bảo cả về nội dung trung thực lẫn hình thức chuẩn mực. Dưới đây là những nguyên tắc quan trọng giúp bạn viết bản tường trình rõ ràng, dễ hiểu và thuyết phục:

1. Trung thực, rõ ràng, mạch lạc

Nguyên tắc đầu tiên và quan trọng nhất là trung thực tuyệt đối. Mọi sự việc được trình bày trong bản tường trình cần phản ánh đúng bản chất và diễn biến đã xảy ra. Tránh tuyệt đối việc thêm thắt, che giấu, nói vòng vo hoặc đổ lỗi cho người khác. Một bản tường trình thiếu trung thực không chỉ mất giá trị mà còn có thể dẫn đến hệ quả pháp lý nghiêm trọng. Bên cạnh đó, nội dung nên được trình bày theo thứ tự thời gian, mạch lạc, tránh lặp ý hoặc trình bày lộn xộn.

2. Sử dụng ngôn ngữ hành chính – nghiêm túc

Bản tường trình không phải là một câu chuyện kể hay tâm sự cá nhân, do đó cần dùng văn phong nghiêm túc, khách quan. Tránh sử dụng ngôn ngữ cảm tính, đời thường như: “em thấy rất buồn”, “bực quá nên em mới…”, hoặc các từ ngữ thiếu chuẩn mực. Thay vào đó, hãy sử dụng những cụm từ trung tính, đúng chuẩn hành chính như: “vào lúc…”, “tôi đã thực hiện hành vi…”, “sự việc xảy ra tại…”, giúp nội dung dễ tiếp nhận và đánh giá khách quan.

3. Trình bày sạch sẽ, có bố cục rõ ràng, dễ đọc

Hình thức trình bày cũng là yếu tố quan trọng. Bản tường trình cần được viết hoặc in trên giấy sạch sẽ, không tẩy xóa, không viết ngoáy hoặc sai chính tả quá nhiều. Các phần nên được chia rõ ràng: mở đầu, thông tin người viết, nội dung sự việc, phần kết và chữ ký. Có thể sử dụng gạch đầu dòng hoặc đánh số để liệt kê các ý, giúp người đọc dễ theo dõi.

4. Giữ giọng điệu cầu thị, không phản kháng, không quá biện minh

Một bản tường trình cần thể hiện được thái độ tôn trọng, nghiêm túc và cầu thị của người viết. Tránh sử dụng giọng điệu phản ứng tiêu cực, đổ lỗi hoàn toàn cho người khác, hoặc tìm cách biện minh dài dòng để né tránh trách nhiệm. Nếu có sai sót, hãy thẳng thắn nhận lỗi và thể hiện thiện chí khắc phục – đây là điểm cộng lớn trong quá trình xem xét và xử lý vụ việc.

5. Kiểm tra lại trước khi nộp

Trước khi nộp, hãy dành thời gian kiểm tra lại toàn bộ bản tường trình. Việc xuất hiện lỗi chính tả, sai ngày tháng, thiếu thông tin hoặc nhầm lẫn về sự việc có thể làm giảm đáng kể tính thuyết phục và chuyên nghiệp của văn bản. Nếu có thể, hãy nhờ người có kinh nghiệm đọc lại để đảm bảo nội dung hợp lý và trình bày đúng chuẩn.

Kết luận

Tóm lại, bản tường trình là một hình thức văn bản không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội – từ học đường, hành chính, lao động đến dân sự hay giao thông. Việc viết một bản tường trình đúng chuẩn không chỉ là trách nhiệm, mà còn thể hiện sự tôn trọng quy trình làm việc và giúp quá trình xử lý sự việc trở nên minh bạch, công bằng hơn. Một bản tường trình rõ ràng, trung thực, đúng bố cục và giàu thông tin sẽ góp phần rất lớn trong việc xác minh nguyên nhân, làm rõ trách nhiệm và đưa ra quyết định hợp lý.

Hy vọng qua những hướng dẫn trong bài viết, bạn đọc đã nắm vững được khái niệm bản tường trình, cũng như cách trình bày và viết một bản tường trình hiệu quả. Dù trong bất kỳ hoàn cảnh nào, việc chuẩn bị sẵn cho mình kỹ năng viết văn bản tường trình sẽ giúp bạn xử lý tình huống một cách chuyên nghiệp và chủ động hơn. Đừng để sự thiếu chuẩn bị khiến bạn lúng túng – hãy lưu lại những gợi ý hữu ích này để sử dụng khi cần thiết!

Giới thiệu về dịch vụ Công ty tư vấn Khánh An

Khánh An tự hào là một trong những đơn vị uy tín cung cấp dịch vụ luật tại Việt Nam. Chúng tôi cam kết mang đến cho Quý Khách hàng các giải pháp pháp lý toàn diện và hiệu quả, đáp ứng đầy đủ nhu cầu và yêu cầu của từng doanh nghiệp cũng như cá nhân.

Các lĩnh vực tư vấn của chúng tôi bao gồm:

• Tư vấn và cung cấp dịch vụ Luật tới doanh nghiệp Việt Nam (bao gồm doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài) và các loại giấy phép con.
• Tư vấn cho các Doanh nghiệp Việt Nam đầu tư sang các thị trường Singapore, Hồng Kông, BVI,...
• Tư vấn hoàn thiện Hợp đồng, các văn kiện pháp lý cho Doanh nghiệp.

Giá trị cốt lõi của Khánh An

Chúng tôi luôn hướng tới 3 giá trị cốt lõi: UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – HIỆU QUẢ CAO. Những giá trị này không chỉ là kim chỉ nam trong hoạt động của chúng tôi mà còn là động lực để chúng tôi không ngừng phát triển. Chúng tôi tự hào khi nhận được những phản hồi tích cực từ Quý Khách hàng, điều này khẳng định chất lượng dịch vụ mà chúng tôi cung cấp.

Khánh An sẽ tiếp tục nỗ lực hết mình để mang đến dịch vụ luật tốt nhất, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của Quý Khách hàng.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KHÁNH AN

Website: https://khanhanlaw.com/

Địa chỉ:Toà nhà 88 Tô Vĩnh Diện, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội

Hotline: 02466.885.821 hoặc 096.987.7894.

Email: info@khanhanlaw.net

Xem thêm: Thủ tục thành lập Viện nghiên cứu khoa học công nghệ năm 2025