Trong bối cảnh nhu cầu in ấn, sao chụp tài liệu ngày càng tăng, việc mở quán photocopy trở thành lựa chọn kinh doanh phổ biến của nhiều cá nhân. Tuy nhiên, bên cạnh thủ tục đăng ký kinh doanh cơ bản, không ít người băn khoăn mở quán photocopy có cần xin giấy phép con hay không. Đây là vấn đề quan trọng cần được làm rõ để tránh rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.

1. Mở quán Photocopy có cần xin giấy phép con không?

Hoạt động photocopy không đơn thuần chỉ là sao chụp tài liệu thông thường mà thuộc nhóm dịch vụ in ấn chịu sự quản lý chặt chẽ của pháp luật. Cụ thể, lĩnh vực này được điều chỉnh bởi Nghị định 60/2014/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 25/2018/NĐ-CP và Nghị định 72/2022/NĐ-CP - những văn bản pháp lý quan trọng quy định về hoạt động in.

Theo các Nghị định trên, hoạt động in ấn - photocopy được phân chia thành 03 nhóm quản lý chính, tương ứng với 03 mức độ kiểm soát khác nhau gồm: Cấp phép - Đăng ký - Khai báo. Việc phân biệt rõ từng nhóm là yếu tố then chốt để xác định mở quán photocopy có cần xin giấy phép con hay không.

Nhóm phải xin Giấy phép hoạt động in (Mức quản lý khắt khe nhất)

Đây là nhóm chịu sự kiểm soát nghiêm ngặt của cơ quan quản lý nhà nước, chỉ áp dụng đối với các cơ sở thực hiện in ấn những sản phẩm có tính chất nhạy cảm, đặc thù hoặc ảnh hưởng lớn đến xã hội, bao gồm:

• Báo, tạp chí và các ấn phẩm báo chí khác theo quy định của Luật Báo chí.
  
• Tem chống giả, tem bảo mật dùng để xác thực hàng hóa, phòng chống gian lận thương mại.
  
• Xuất bản phẩm như: sách, lịch, bản đồ, tranh ảnh có nội dung xuất bản. Đối với nhóm này, ngoài việc xin giấy phép hoạt động in, cơ sở in còn phải tuân thủ đầy đủ quy định của Luật Xuất bản và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Lưu ý: Nhóm này không áp dụng cho quán photocopy thông thường, trừ khi có hoạt động in các sản phẩm nêu trên.

Nhóm phải thực hiện Thủ tục đăng ký hoạt động cơ sở in

Đối với nhóm này, pháp luật không yêu cầu xin giấy phép hoạt động in, tuy nhiên cơ sở vẫn phải đăng ký hoạt động in với Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch nơi đặt địa điểm kinh doanh trước khi hoạt động.

Các sản phẩm in thuộc nhóm đăng ký bao gồm:

• Bao bì, nhãn mác hàng hóa: vỏ hộp, tem nhãn sản phẩm phục vụ sản xuất – kinh doanh
• Hóa đơn, chứng từ tài chính: các loại hóa đơn, phiếu thu – chi, giấy tờ có mệnh giá hoặc liên quan đến tài chính.
• Biểu mẫu, giấy tờ hành chính: đơn từ, tờ khai, mẫu biểu do cơ quan nhà nước ban hành.
• Tờ rơi, tờ gấp, catalogue: các ấn phẩm quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ.
• Nếu quán photocopy có nhận in các sản phẩm trên, chủ cơ sở cần đặc biệt lưu ý thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động in theo đúng quy định.

Nhóm quản lý thiết bị in - photocopy (Đặc biệt quan trọng đối với quán photocopy)

Đối với dịch vụ photocopy, pháp luật không chỉ quản lý nội dung in mà còn quản lý trực tiếp máy móc, thiết bị, nhất là các thiết bị có khả năng sao chép màu – tiềm ẩn nguy cơ bị lợi dụng để làm giả giấy tờ.

Cụ thể:

- Máy photocopy màu hoặc máy in có chức năng photocopy màu: Bắt buộc phải khai báo với Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch trước khi đưa vào sử dụng.

- Máy in phun màu, máy in laser màu: Nếu tốc độ in trên 60 trang/phút (khổ A4) hoặc khổ in lớn hơn A3 → phải khai báo. Nếu tốc độ in từ 60 trang/phút trở xuống và khổ in A3 hoặc nhỏ hơn → không cần khai báo.

- Đối với máy in, máy photocopy nhập khẩu đã qua sử dụng: Máy photocopy màu: thời gian từ năm sản xuất đến năm nhập khẩu không quá 03 năm. Các loại máy in công nghiệp khác: giới hạn tuổi thiết bị từ 10 – 20 năm tùy từng loại theo quy định.

Đây là nội dung nhiều quán photocopy thường bỏ sót, dẫn đến nguy cơ bị xử phạt hành chính.

2. Các hành vi bị nghiêm cấm trong hoạt động in – photocopy

Dù thuộc nhóm nào, mọi cơ sở in và photocopy đều tuyệt đối không được thực hiện các hành vi sau:

• Chế bản, in ấn, photocopy tài liệu có nội dung phản động, kích động bạo lực, đồi trụy, trái thuần phong mỹ tục.
  
• In tiền giả, giấy tờ giả, con dấu, tài liệu giả của cơ quan, tổ chức nhà nước.
  
• In hoặc photocopy tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước dưới mọi hình thức.
  
• Vi phạm bản quyền: in lậu sách, giáo trình, tài liệu có bản quyền mà không được sự cho phép của chủ sở hữu quyền tác giả.

3. Các điều kiện cần đáp ứng khi mở quán photocopy

Theo quy định hiện hành, kinh doanh dịch vụ photocopy không thuộc ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện. Do đó, cá nhân hoặc tổ chức khi hoạt động trong lĩnh vực này chỉ cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản theo Nghị định 72/2022/NĐ-CP. 

Cụ thể, cơ sở photocopy phải được trang bị máy móc, thiết bị in ấn phù hợp với loại hình hoạt động; có địa điểm kinh doanh hợp pháp; chủ sở hữu là cá nhân hoặc tổ chức Việt Nam. Đồng thời, cơ sở phải có người đứng đầu thường trú hợp pháp tại Việt Nam, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và trình độ từ cao đẳng trở lên chuyên ngành in theo quy định.

Bên cạnh việc đáp ứng các điều kiện nêu trên, cửa hàng kinh doanh dịch vụ photocopy còn phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm pháp lý trong quá trình hoạt động, bao gồm: hoạt động đúng địa điểm đã khai báo; tuân thủ sự quản lý, kiểm tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; kịp thời báo cáo cho cơ quan quản lý khi phát hiện các giấy tờ, tài liệu nhận photocopy có dấu hiệu vi phạm pháp luật. 

Người đứng đầu cơ sở dịch vụ in ấn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của cửa hàng, đồng thời có nghĩa vụ xuất trình hồ sơ, giấy tờ liên quan, chấp hành và giải trình trung thực, đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan, người có thẩm quyền khi tiến hành thanh tra, kiểm tra.

Tham khảo ngay bài viết Những lưu ý khi thành lập công ty tại đây

4. Lưu ý quan trọng khi kinh doanh dịch vụ photocopy

Tóm lại, để hoạt động kinh doanh dịch vụ photocopy đúng quy định pháp luật, cơ sở photocopy cần chủ động thực hiện đầy đủ một số thủ tục và nghĩa vụ quan trọng. Trước hết, cơ sở phải thông báo hoạt động kinh doanh với UBND cấp xã nơi đặt địa điểm ít nhất 10 ngày trước thời điểm chính thức mở cửa. Trường hợp có sử dụng máy photocopy màu, chủ cơ sở cần thực hiện khai báo thiết bị theo đúng quy định với cơ quan quản lý chuyên ngành.

Bên cạnh đó, cửa hàng photocopy phải ký cam kết bảo đảm an ninh, trật tự với cơ quan công an địa phương, trong đó cam kết không thực hiện việc sao chụp các tài liệu bị cấm, tiền giả, tài liệu có nội dung phản động, hoặc các ấn phẩm xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, bản quyền. Đồng thời, do đặc thù lưu trữ nhiều giấy tờ, tài liệu dễ cháy, cơ sở kinh doanh photocopy cần trang bị đầy đủ phương tiện phòng cháy chữa cháy theo quy định – đây là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm an toàn trong quá trình hoạt động.

Ngoài ra, khi nhận đơn hàng in ấn với số lượng lớn, đặc biệt là các sản phẩm như nhãn mác, bao bì, cơ sở photocopy nên yêu cầu khách hàng cung cấp hợp đồng in hoặc giấy tờ chứng minh nguồn gốc, quyền sử dụng nhãn hiệu. Việc này giúp hạn chế rủi ro pháp lý và bảo vệ cơ sở trước các tranh chấp phát sinh liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ.

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi liên quan đến vấn đề “Mở quán photocopy có cần xin giấy phép con không?”. Trường hợp Quý khách còn bất kỳ vướng mắc nào hoặc cần hỗ trợ chi tiết hơn trong quá trình chuẩn bị và triển khai hoạt động kinh doanh, vui lòng liên hệ trực tiếp với Công ty Luật TNHH Khánh An Business Law để được đội ngũ chuyên viên pháp lý tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

Với phương châm Uy tín – Chất lượng – Hiệu quả cao, chúng tôi luôn nỗ lực mang đến cho Quý khách hàng những giải pháp pháp lý tối ưu. Sự tin tưởng và những phản hồi tích cực từ khách hàng chính là động lực quan trọng giúp Khánh An không ngừng phát triển và khẳng định vị thế như hiện nay.

Mọi thắc mắc, Quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Luật TNHH Khánh An Business Law

• Hotline: 097.652.9499
  
• Địa chỉ: Tòa nhà 88 Tô Vĩnh Diện, phường Khương Đình, Hà Nội
  
• Website: khanhanlaw.com
  
• Email: Info@khanhanlaw.net