Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều thay đổi liên quan đến thông tin đã đăng ký như tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật hoặc các nội dung đăng ký khác. Khi những thông tin này được cơ quan có thẩm quyền ghi nhận, Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp là văn bản có ý nghĩa quan trọng, giúp doanh nghiệp xác nhận những nội dung đã được cập nhật trong hồ sơ đăng ký.

Việc nắm rõ mẫu Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp thuận tiện trong việc kiểm tra, đối chiếu thông tin mà còn hỗ trợ quá trình thực hiện các giao dịch, thủ tục hành chính và hoạt động pháp lý sau khi có thay đổi. Đặc biệt, việc sử dụng đúng mẫu theo quy định hiện hành là vấn đề cần được quan tâm nhằm tránh nhầm lẫn với các biểu mẫu đã được thay thế hoặc không còn phù hợp.

Vậy mẫu Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp hiện nay có hình thức và nội dung như thế nào? Văn bản này ghi nhận những thông tin gì và doanh nghiệp cần lưu ý gì sau khi được xác nhận thay đổi? Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp mẫu giấy xác nhận để bạn đọc thuận tiện tham khảo, đồng thời làm rõ những nội dung quan trọng liên quan đến việc thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Mẫu giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Tải về tại đây!

Những trường hợp được cấp lại Giấy chứng nhận, Giấy xác nhận về thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể gặp trường hợp các giấy tờ đăng ký doanh nghiệp bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị hư hỏng, tiêu hủy dưới hình thức khác. Khi đó, doanh nghiệp có quyền thực hiện thủ tục đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp lại giấy tờ để bảo đảm thuận tiện cho việc lưu giữ và sử dụng trong quá trình hoạt động.

Theo khoản 2 Điều 27 Luật Doanh nghiệp 2020, các loại giấy tờ có thể được đề nghị cấp lại bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh;
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
• Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh;
• Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Như vậy, khi một trong các giấy tờ nêu trên không còn nguyên vẹn hoặc không thể sử dụng do bị mất, cháy, rách, nát hay bị tiêu hủy, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục cấp lại theo quy định pháp luật hiện hành.

Thủ tục đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận, Giấy xác nhận về thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Theo Thủ tục số 20 Quyết định 1996/QĐ-BTC năm 2026, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục cấp lại giấy tờ đăng ký doanh nghiệp bằng hình thức trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến.

1. Thành phần hồ sơ cấp lại

Hồ sơ đề nghị cấp lại gồm:

• Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp/Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện/Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh/Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, theo Mẫu số 26 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.

Trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục

Nếu người có thẩm quyền ký hồ sơ không trực tiếp thực hiện thủ tục mà ủy quyền cho cá nhân, tổ chức hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính, hồ sơ cần bổ sung giấy tờ chứng minh việc ủy quyền tương ứng.

Thứ nhất, ủy quyền cho cá nhân:
Kèm theo hồ sơ là văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực.

Thứ hai, ủy quyền cho tổ chức:
Hồ sơ cần có:

• Bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp;
• Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục.

Thứ ba, ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích:
Nhân viên bưu chính khi thực hiện thủ tục phải xuất trình bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành, có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

Thứ tư, ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải bưu chính công ích:
Thực hiện theo cơ chế ủy quyền cho tổ chức, bao gồm:

• Bản sao hợp đồng ủy quyền;
• Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục.

Các quy định về ủy quyền được thực hiện theo Điều 62 và khoản 1, 2, 3, 4 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

2. Nơi nộp hồ sơ và cách thức thực hiện

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp hồ sơ trực tuyến.

Cách 1: Nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

Bước 1: Gửi hồ sơ đề nghị cấp lại

Doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị cấp lại đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Cụ thể:

• Đối với doanh nghiệp có trụ sở tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: hồ sơ được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính của địa phương, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Ban quản lý khu công nghệ cao;
• Đối với doanh nghiệp đặt trụ sở trong khu công nghệ cao: hồ sơ được thực hiện tại Ban quản lý khu công nghệ cao có thẩm quyền.

Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể bố trí các địa điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả tại những địa điểm khác nhau trong phạm vi cấp tỉnh.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Sau khi tiếp nhận, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, cơ quan có thẩm quyền xem xét và thực hiện việc cấp lại giấy tờ đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu.

Cách 2: Đăng ký qua mạng thông tin điện tử

Doanh nghiệp có thể thực hiện toàn bộ thủ tục trực tuyến theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia VNeID, sau đó truy cập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Kê khai thông tin và tải hồ sơ

Người nộp hồ sơ thực hiện kê khai thông tin theo yêu cầu của hệ thống và tải các tài liệu điện tử lên hệ thống.

Trường hợp người nộp hồ sơ chính là người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp:

• Nếu giấy đề nghị hoặc thông báo chỉ yêu cầu người nộp hồ sơ ký và nội dung đã được kê khai trực tiếp trên hệ thống thì không phải ký số, ký trực tiếp hoặc tải văn bản lên hệ thống;
• Đối với các giấy tờ khác hoặc giấy đề nghị, thông báo cần có chữ ký của nhiều người thì phải thực hiện ký theo quy định, chuyển thành văn bản điện tử và tải lên hệ thống.

Trường hợp người thực hiện thủ tục là người được ủy quyền, người này có trách nhiệm kê khai thông tin, tải đầy đủ hồ sơ lên hệ thống và bảo đảm các giấy tờ trong hồ sơ đã được ký theo đúng quy định trước khi chuyển sang dạng điện tử.

Bước 3: Thanh toán và gửi hồ sơ

Người nộp hồ sơ thực hiện thanh toán phí, lệ phí nếu phát sinh và xác thực điện tử theo quy định. Sau khi hoàn tất việc gửi hồ sơ, hệ thống cấp giấy tiếp nhận hồ sơ và thông báo thời hạn trả kết quả dưới hình thức điện tử.

Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh thẩm định

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và thực hiện giải quyết thủ tục theo quy định.

Bước 5: Nhận kết quả

Doanh nghiệp có thể đăng nhập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ và nhận kết quả giải quyết.

Lệ phí cấp lại giấy tờ đăng ký doanh nghiệp

Mức lệ phí đăng ký doanh nghiệp được thực hiện theo quy định hiện hành, cụ thể:

• Từ ngày 01/7/2025 đến hết năm 2026: 25.000 đồng/lần;
• Từ năm 2027: 50.000 đồng/lần;
• Trường hợp thực hiện đăng ký qua mạng điện tử thì được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

Lệ phí được nộp tại thời điểm doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký và không được hoàn trả trong trường hợp hồ sơ không được chấp thuận cấp đăng ký.

Căn cứ: Thông tư 47/2019/TT-BTC và Thông tư 64/2025/TT-BTC.

Yêu cầu, điều kiện khi thực hiện thủ tục cấp lại

Để hồ sơ được tiếp nhận và giải quyết, doanh nghiệp cần lưu ý một số yêu cầu liên quan đến thông tin cá nhân, thành phần hồ sơ và phương thức nộp hồ sơ.

1. Yêu cầu về thông tin cá nhân

• Trường hợp cá nhân đã có số định danh cá nhân, người nộp hồ sơ kê khai thông tin theo yêu cầu và đồng ý cho cơ quan có thẩm quyền khai thác, đối chiếu dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Nếu thông tin không trùng khớp, cá nhân phải thực hiện cập nhật, điều chỉnh theo quy định. Khi nộp hồ sơ giấy, người nộp hồ sơ phải xuất trình thẻ Căn cước, thẻ Căn cước công dân hoặc sử dụng căn cước điện tử. Nếu không có số định danh cá nhân thì phải cung cấp bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hợp lệ.
• Trường hợp hồ sơ có yêu cầu thông tin cá nhân của cổ đông, thành viên, người đại diện hoặc cá nhân có liên quan nhưng chưa có số định danh cá nhân thì phải kèm theo bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế còn hiệu lực.
• Nếu hệ thống kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư gặp sự cố, hồ sơ phải kèm bản sao giấy tờ tùy thân còn hiệu lực của các cá nhân có thông tin được kê khai trong hồ sơ.

2. Yêu cầu đối với hồ sơ nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính

Hồ sơ được tiếp nhận khi bảo đảm các điều kiện cơ bản sau:

• Có đầy đủ thành phần giấy tờ theo quy định;
• Thông tin về tên doanh nghiệp được kê khai đầy đủ trên giấy đề nghị đăng ký;
• Có số điện thoại của người nộp hồ sơ;
• Đã hoàn thành nghĩa vụ nộp phí, lệ phí theo quy định, nếu thuộc trường hợp phải nộp.

3. Yêu cầu đối với hồ sơ đăng ký trực tuyến

Hồ sơ điện tử phải bảo đảm:

• Có đầy đủ giấy tờ và nội dung tương ứng với hồ sơ giấy, được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử hoặc dữ liệu điện tử theo quy định;
• Thông tin kê khai trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ, chính xác và thống nhất với nội dung hồ sơ;
• Có đầy đủ thông tin liên hệ của người nộp hồ sơ, bao gồm số điện thoại và thư điện tử;
• Nếu thực hiện thủ tục thông qua người được ủy quyền, hồ sơ điện tử phải đính kèm đầy đủ các giấy tờ chứng minh việc ủy quyền theo quy định.

Kết luận

Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp là văn bản quan trọng trong quá trình doanh nghiệp cập nhật các thông tin pháp lý đã đăng ký. Việc hiểu rõ nội dung và hình thức của giấy xác nhận giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra thông tin sau khi hoàn tất thủ tục, đồng thời có cơ sở thực hiện các công việc liên quan đến ngân hàng, thuế, đối tác và các cơ quan, tổ chức khác khi cần thiết.

Thông qua bài viết “Mẫu giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp”, hy vọng bạn đọc đã có thêm tài liệu tham khảo hữu ích về mẫu văn bản cũng như những thông tin cần quan tâm khi thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các thông tin được ghi nhận trên giấy xác nhận để kịp thời phát hiện và xử lý những trường hợp có sai sót hoặc chưa phù hợp với hồ sơ đã đăng ký.

Bên cạnh đó, sau khi thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp, tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể cần cập nhật thông tin với cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác và các đơn vị có liên quan. Chủ động rà soát, cập nhật thông tin kịp thời và lưu giữ đầy đủ giấy tờ pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp bảo đảm tính thống nhất trong hồ sơ, hạn chế rủi ro và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định, đúng quy định.

Giới thiệu về dịch vụ Công ty Luật TNHH Khánh An Business Law 

Đối với cá nhân có nhu cầu kinh doanh với quy mô vừa và nhỏ, hộ kinh doanh là một mô hình được nhiều người lựa chọn nhờ cơ cấu quản lý tương đối đơn giản và phù hợp với nhiều ngành nghề. Tuy nhiên, để hoạt động kinh doanh đúng quy định, chủ hộ cần thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đáp ứng các điều kiện pháp lý liên quan đến ngành nghề dự kiến hoạt động. Nếu không nắm rõ quy định, việc kê khai thông tin hoặc chuẩn bị hồ sơ không chính xác có thể khiến quá trình đăng ký kéo dài.

Công ty Luật TNHH Khánh An Business Law cung cấp dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh chuyên nghiệp, trọn gói và hiệu quả, hỗ trợ khách hàng hoàn thiện thủ tục pháp lý một cách nhanh chóng và thuận tiện. Chúng tôi tư vấn về điều kiện đăng ký, lựa chọn và kê khai ngành nghề kinh doanh, tên hộ kinh doanh, địa điểm kinh doanh, chuẩn bị và soạn thảo hồ sơ, thực hiện thủ tục với cơ quan có thẩm quyền và theo dõi quá trình xử lý cho đến khi khách hàng nhận được kết quả đăng ký.

Với đội ngũ luật sư và chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm, Khánh An Business Law cam kết mang đến giải pháp phù hợp với từng trường hợp cụ thể, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót hồ sơ và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Bên cạnh thủ tục đăng ký ban đầu, chúng tôi còn có thể hỗ trợ tư vấn các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động, giúp hộ kinh doanh xây dựng nền tảng pháp lý ổn định và chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh.

Xem thêm: Thành lập Hộ kinh doanh giá rẻ, nhanh gọn tại Hà Nội

Giá trị cốt lõi của Khánh An

Chúng tôi luôn hướng tới 3 giá trị cốt lõi: UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – HIỆU QUẢ CAO. Những giá trị này không chỉ là kim chỉ nam trong hoạt động của chúng tôi mà còn là động lực để chúng tôi không ngừng phát triển. Chúng tôi tự hào khi nhận được những phản hồi tích cực từ Quý Khách hàng, điều này khẳng định chất lượng dịch vụ mà chúng tôi cung cấp.

Khánh An sẽ tiếp tục nỗ lực hết mình để mang đến dịch vụ luật tốt nhất, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của Quý Khách hàng.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

CÔNG TY LUẬT TNHH KHÁNH AN BUSINESS LAW

Address: 88 To Vinh Dien, Khuong Dinh, Ha Noi

Hotline: 097.652.9499 

Web: Khanhanlaw.com

Email: Info@khanhanlaw.net

Rất hân hạnh được hợp tác cùng Quý khách!