Chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty TNHH một thành viên: Hồ sơ cần chuẩn bị theo Nghị định 168

Trong bối cảnh hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển và yêu cầu quản trị doanh nghiệp ngày càng chuyên nghiệp, nhiều hộ kinh doanh đang có xu hướng chuyển đổi sang mô hình công ty TNHH một thành viên để mở rộng quy mô, nâng cao uy tín và tận dụng các lợi thế về pháp lý, thuế cũng như khả năng ký kết hợp đồng với đối tác lớn. Đây không chỉ là bước chuyển quan trọng về mặt hình thức hoạt động mà còn là nền tảng để hộ kinh doanh phát triển bền vững trong giai đoạn mới.

Đặc biệt, Nghị định 168 đã có những quy định mới liên quan đến thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp, trong đó yêu cầu về hồ sơ cần chuẩn bị là nội dung được rất nhiều cá nhân, hộ kinh doanh quan tâm. Việc chuẩn bị thiếu giấy tờ, kê khai chưa chính xác hoặc chưa thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ liên quan có thể khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian xử lý và ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.

Vậy khi chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty TNHH một thành viên theo Nghị định 168, cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Hồ sơ gồm những tài liệu bắt buộc nào và cần lưu ý gì để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhanh chóng? Trong bài viết dưới đây, Công ty Luật TNHH Khánh An Business Law sẽ hướng dẫn chi tiết từng loại giấy tờ cần chuẩn bị, đồng thời chia sẻ những lưu ý quan trọng giúp quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi và đúng quy định pháp luật.

Hồ sơ đăng ký thành lập công ty TNHH một thành viên chuyển đổi từ hộ kinh doanh theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP gồm những giấy tờ gì?

Theo khoản 2 Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh được thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp dự kiến đặt trụ sở chính.

Đối với trường hợp chuyển đổi sang công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (TNHH MTV), hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp phải bao gồm các tài liệu sau:

1. Hồ sơ đăng ký chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH một thành viên

Người thành lập doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
• Các giấy tờ đăng ký doanh nghiệp đối với loại hình công ty TNHH một thành viên theo quy định tại Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Lưu ý, trong trường hợp này không phải nộp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

2. Trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài tham gia góp vốn

Nếu doanh nghiệp được chuyển đổi từ hộ kinh doanh có nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tham gia góp vốn, mua cổ phần hoặc nhận chuyển nhượng phần vốn góp và thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định của Luật Đầu tư, thì hồ sơ cần bổ sung:

• Bản sao văn bản chấp thuận của Cơ quan đăng ký đầu tư về việc góp vốn, mua cổ phần hoặc mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.

Như vậy, hồ sơ đăng ký thành lập công ty TNHH một thành viên trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh về cơ bản gồm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và các tài liệu đăng ký doanh nghiệp tương ứng với loại hình công ty TNHH một thành viên theo Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Trường hợp có yếu tố đầu tư nước ngoài thuộc diện phải đăng ký theo Luật Đầu tư thì hồ sơ phải kèm theo văn bản chấp thuận của cơ quan đăng ký đầu tư theo quy định.

Quy trình chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh khi chuyển đổi thành công ty TNHH một thành viên được thực hiện như thế nào?

Theo khoản 3 Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, sau khi hộ kinh doanh được chuyển đổi thành công ty TNHH một thành viên, việc chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh sẽ được thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo việc chuyển đổi

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có trách nhiệm gửi thông tin về việc doanh nghiệp được thành lập trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở.

Bước 2. Cập nhật tình trạng hộ kinh doanh đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động

Sau khi tiếp nhận thông tin, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ:

• Gửi thông tin về việc chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh cho cơ quan thuế để phối hợp xử lý;
• Công bố thông báo hộ kinh doanh đang thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Đồng thời cập nhật tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh sang trạng thái "đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động".

Bước 3. Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế và chấm dứt hoạt động

Cơ quan thuế có trách nhiệm thông báo cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sau khi hộ kinh doanh đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ thuế.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin xác nhận của cơ quan thuế, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ cập nhật tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh sang "đã chấm dứt hoạt động" trên Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh.

Như vậy, việc chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh sau khi chuyển đổi thành công ty TNHH một thành viên được thực hiện thông qua cơ chế phối hợp giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế, bảo đảm hộ kinh doanh chỉ chính thức chấm dứt hoạt động sau khi đã hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ tài chính theo quy định.

Chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp nhưng còn nợ thuế thì ai phải chịu trách nhiệm?

Theo Điều 67 Luật Quản lý thuế năm 2019, việc chuyển đổi mô hình kinh doanh không làm chấm dứt trách nhiệm đối với các khoản thuế còn nợ.

Cụ thể, đối với hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh chấm dứt hoạt động nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế, toàn bộ số tiền thuế và các khoản phải nộp còn tồn đọng sẽ do chủ hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh trực tiếp chịu trách nhiệm thanh toán.

Trong khi đó, đối với doanh nghiệp chấm dứt hoạt động nhưng còn nợ thuế, nghĩa vụ thanh toán sẽ thuộc về chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc các thành viên, cổ đông góp vốn theo trách nhiệm tương ứng của từng loại hình doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Do đó, nếu hộ kinh doanh chuyển đổi thành công ty nhưng vẫn còn các khoản thuế chưa hoàn thành, chủ hộ kinh doanh vẫn là người có trách nhiệm nộp toàn bộ số thuế còn nợ, chứ không tự động chuyển nghĩa vụ này sang doanh nghiệp mới được thành lập.

KẾT LUẬN

Chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty TNHH một thành viên là bước đi phù hợp đối với nhiều cá nhân, hộ kinh doanh đang hướng tới hoạt động chuyên nghiệp, minh bạch và có định hướng mở rộng trong tương lai. Tuy nhiên, để quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi, việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ theo quy định của Nghị định 168 là yếu tố đặc biệt quan trọng.

Bên cạnh các giấy tờ đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh cũng cần lưu ý đến việc chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh đúng quy định, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và rà soát các thông tin pháp lý trước khi nộp hồ sơ. Việc chủ động chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế phát sinh chi phí và tránh những vướng mắc không cần thiết trong quá trình làm thủ tục.

Nếu bạn đang có kế hoạch chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty TNHH một thành viên nhưng chưa rõ cần bắt đầu từ đâu hoặc cần hỗ trợ soạn thảo hồ sơ, Công ty Luật TNHH Khánh An Business Law sẵn sàng đồng hành cùng bạn với dịch vụ tư vấn và thực hiện thủ tục trọn gói, giúp quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh chóng – đúng quy định – tiết kiệm chi phí, để bạn yên tâm tập trung phát triển hoạt động kinh doanh trong giai đoạn mới.

Xem thêm: THỦ TỤC CHUYỂN ĐỔI MÔ HÌNH KINH DOANH TỪ HỘ KINH DOANH SANG DOANH NGHIỆP

Giới thiệu về dịch vụ Công ty Luật TNHH Khánh An Business Law 

Khánh An tự hào là một trong những Công ty Luật uy tín cung cấp dịch vụ luật tại Việt Nam. Chúng tôi cam kết mang đến cho Quý Khách hàng các giải pháp pháp lý toàn diện và hiệu quả, đáp ứng đầy đủ nhu cầu và yêu cầu của từng doanh nghiệp cũng như cá nhân.

Việt Nam đang là điểm đến hấp dẫn của các nhà đầu tư trong và ngoài nước nhờ môi trường kinh doanh ngày càng thuận lợi, nền kinh tế tăng trưởng ổn định và hệ thống pháp luật doanh nghiệp không ngừng được hoàn thiện. Tuy nhiên, để thành lập công ty đúng quy định, nhà đầu tư cần lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý và thực hiện chính xác các thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc được tư vấn và hỗ trợ bởi một đơn vị pháp lý uy tín sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế tối đa các rủi ro trong quá trình thành lập.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp và đầu tư, Công ty Luật TNHH Khánh An Business Law cung cấp dịch vụ lập công ty tại Việt Nam trọn gói, chuyên nghiệp và hiệu quả dành cho cá nhân, tổ chức trong nước cũng như nhà đầu tư nước ngoài. Chúng tôi hỗ trợ khách hàng từ khâu tư vấn lựa chọn loại hình doanh nghiệp, cơ cấu vốn, ngành nghề kinh doanh, chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đại diện nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan có thẩm quyền cho đến khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và đi vào hoạt động.

Không chỉ dừng lại ở thủ tục thành lập, Khánh An Business Law còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong các công việc pháp lý sau thành lập như đăng ký thuế, tư vấn quản trị doanh nghiệp, thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, xin giấy phép con và các thủ tục đầu tư khác. Với đội ngũ luật sư và chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp pháp lý toàn diện, nhanh chóng và tối ưu, giúp khách hàng xây dựng nền tảng pháp lý vững chắc để phát triển hoạt động kinh doanh lâu dài tại Việt Nam.

Giá trị cốt lõi của Khánh An

Chúng tôi luôn hướng tới 3 giá trị cốt lõi: UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – HIỆU QUẢ CAO. Những giá trị này không chỉ là kim chỉ nam trong hoạt động của chúng tôi mà còn là động lực để chúng tôi không ngừng phát triển. Chúng tôi tự hào khi nhận được những phản hồi tích cực từ Quý Khách hàng, điều này khẳng định chất lượng dịch vụ mà chúng tôi cung cấp.

Khánh An sẽ tiếp tục nỗ lực hết mình để mang đến dịch vụ luật tốt nhất, đồng hành cùng sự phát triển bền vững của Quý Khách hàng.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

CÔNG TY LUẬT TNHH KHÁNH AN BUSINESS LAW

Address: 88 To Vinh Dien, Khuong Dinh, Ha Noi

Hotline: 097.652.9499 

Web: Khanhanlaw.com

Email: Info@khanhanlaw.net

Rất hân hạnh được hợp tác cùng Quý khách!